Ewidencja środków trwałych – kiedy należy ją prowadzić?

Prowadzenie firmy wiąże się z prawidłowym udokumentowaniem wszelkich składników majątku. Służy do tego między innymi ewidencja środków trwałych, która obejmuje rzeczowe składniki majątku związane z wykonywaną działalnością. Zadaniem przedsiębiorcy jest dbanie o to, aby odpowiednio rozliczać wszystkie poniesione w firmie koszty. W większości przedsiębiorstw jednak kwestiami tymi zajmują się odpowiedni specjaliści lub zewnętrzne podmioty.

Czym jest ewidencja środków trwałych?

Środkami trwałymi są stanowiące własność lub współwłasność podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie i zdatne do użytku budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością, maszyny, urządzenia czy środki transportu. Ponadto przewidywany okres ich używania powinien być dłuższy niż rok. Bardzo ważne, aby środki trwałe były wykorzystywane na potrzeby związane z prowadzoną działalnością gospodarczą albo oddane do używania na podstawie umowy najmu czy dzierżawy. Na pytanie, czym jest ewidencja środków trwałych, odpowiada nam w rozmowie przedstawiciel Biura Rachunkowego Bilans w Wejherowie:

Ewidencja służy rejestrowaniu zakupionych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych w celach prowadzenia działalności gospodarczej. Okres ich użytkowania musi wynosić więcej niż rok. Ewidencja środków trwałych nie posiada określonego wzoru, co oznacza, że może być sporządzona w formie odręcznego dokumentu lub prowadzona za pośrednictwem specjalnych programów do księgowości.

Aby zakupiony składnik majątku można było wprowadzić do ewidencji oraz poddać amortyzacji, konieczne jest ustalenie jego wartości początkowej. Jest to nic innego, jak cena zakupu powiększona o koszty uzyskania danego środka, np. koszty transportu, załadunku, ubezpieczenia w drodze, montażu, instalacji, opłat notarialnych, skarbowych, odsetek oraz prowizji. Pomniejszona powinna być natomiast o należny podatek od towarów i usług (VAT niepodlegający odliczeniu zwiększa wartość początkową środka trwałego). W przypadku importu cena nabycia zawierać powinna cło i podatek akcyzowy.

Kto ma obowiązek prowadzenia ewidencji środków trwałych?

Obowiązek prowadzenia ewidencji środków trwałych określają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z 23 grudnia 2019 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Zgodnie z jego treścią osoby fizyczne, przedsiębiorstwa w spadku, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą, obowiązane do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów mają obowiązek prowadzenia ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Obowiązek ten dotyczy podmiotów gospodarczych rozliczających się na podstawie KPiR, jak i ryczałtowców. Ewidencję możemy prowadzić samodzielnie lub może to za nas robić doświadczone biuro księgowe w Wejherowie, dzięki temu będziemy mieć pewność, że wykaz środków trwałych jest prawidłowo prowadzony.

Ewidencja środków trwałych jest niezbędna do zaliczania amortyzacji w koszty działalności. W przypadku jej braku dokonywane odpisy amortyzacyjne nie stanowią kosztów uzyskania przychodów. Warto zapamiętać, że jeśli środek trwały został ulepszony, również należy odnotować zmianę wartości wynikającą z tego faktu. Podobnie wygląda likwidacja lub zbycie danego składnika. Środki trwałe wpisuje się do ewidencji jeszcze w tym samym miesiącu, w którym zostały przekazane do używania. W tym kontekście to nie data zakupu danej rzeczy, ale data wprowadzenia jej do ewidencji jest kluczowa, jeśli mówimy o terminie rozpoczęcia amortyzacji.