Czym jest ewidencja środków trwałych? Biuro Rachunkowe Sigma

Ewidencja środków trwałych to specjalna ewidencja rzeczowych składników majątku danej firmy. Obowiązek prowadzenia tego dokumentu mają zaś ci przedsiębiorcy, którzy rozliczają się na podstawie księgowości uproszczonej i narzędzia zwanego podatkową księgą przychodów i rozchodów. Co składa się na ewidencję środków trwałych i komu zlecić jej prowadzenie?

Definicja środka trwałego

Za środki trwałe uznaje się te dobra podmiotu gospodarczego, które stanowią jego własność lub współwłasność, są nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, a także kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania. Przede wszystkim można do nich zatem zaliczyć budowle i budynku, lokale będące odrębną własnością, maszyny, wyposażenie biurowe, urządzenia, a także środki transportu i inne cenne przedmioty.

Ustawodawstwo przewiduje, iż w ewidencji muszą ujęte być jednak te środki trwałe, których okres używania jest dłuższy niż rok. Bezsprzecznie muszą też wypełniać zapotrzebowanie przedsiębiorstwa do prowadzenia działalności. Tyczy się to też oddania środków trwałych innym podmiotom do używania na podstawie odpowiednich umów np. umowy najmu czy dzierżawy. Prócz tego zasada prowadzenia ewidencji środków trwałych mówi o tym, iż należy w niej ujmować wartości niematerialne oraz prawne, które przekraczają kwotę 10000 złotych netto/brutto (kwota netto dotyczy podatników czynnych  VAT-u, a kwota brutto tych o statusie podmiotu zwolnionego z VAT).

Kto musi prowadzić ewidencję środków trwałych?

Prowadzenie ewidencji środków trwałych związane jest z prowadzeniem podatkowej księgi przychodów i rozchodów (KPiR). Obowiązkiem tym są zatem objęci podatnicy, którzy wybrali księgowość uproszczoną na swój ustrój podatkowy. Mogą to być osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych, przedsiębiorstwa w spadku oraz spółki partnerskie, które za poprzedni rok obrotowy nie przekroczyły przychodu o równowartości 2 miliona euro z przeliczenia na złotówki.

Prócz podmiotów prowadzących KPiR, ewidencję środków trwałych muszą przygotowywać ryczałtowcy. Szczegóły określa m.in. Rozporządzenia Ministra Finansów z 23 grudnia 2019 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, a także odpowiednie punkty ustawy o PIT.

Elementy ewidencji środków trwałych

Ewidencja środków trwałych potrzebna jest po to, by móc w firmie zaliczać amortyzację w koszty działalności. Sam dokument może być przygotowany jako specjalna tabela czy też odręczne pismo. Najczęściej jednak stosuje się dla ewidencji środków trwałych specjalne moduły programów księgowych. Przy prowadzeniu KPiR swoim klientom oferuje to Biuro Rachunkowe Sigma z Redy. Jakie elementy księgowi muszą zaś ująć w ewidencji środków trwałych?

Ewidencja ta musi mieć określoną liczbę porządkową środka trwałego, datę jego nabycia oraz przyjęcia do używania, a także musi wskazywać dokument wskazujący stwierdzenie nabycia. Oczywiście ważne jest również pisemne określenie środka trwałego, wartości niematerialnej lub prawnej, wraz z zastosowaniem tzw. symbolu Klasyfikacji Środków Trwałych. Prócz tego ważna jest ustalona wartość początkowa, stawka amortyzacyjna, kwota odpisu amortyzacyjnego, a w późniejszym czasie zaktualizowana wartość początkowa i kwota odpisów amortyzacyjnych. Ewidencja może uwzględniać też wartość ulepszenia zwiększającą wartość początkową oraz datę likwidacji i jej przyczynę zbycia. 

Biuro Rachunkowe Sigma Sigma w Redzie oferuje kompleksowe usługi z zakresu księgowości, obsługi kadrowo-płacowej oraz konsultacji podatkowych dla podmiotów o różnych profilach działalności. Zapewnia m.in. pomoc w zakładaniu i likwidowaniu działalności gospodarczych, sporządzanie ewidencji środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz wyposażenia, a także sporządzanie bilansu, rocznych zeznań podatkowych oraz rozliczanie inwestycji. Biuro Sigma posiada certyfikat księgowy nr 890/2003 oraz ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej. Firma oferuje rabaty dla nowych przedsiębiorców (25% przez pierwsze 3 miesiące współpracy) oraz dla przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą (15% przez pierwsze 3 miesiące współpracy).