Co kryje się pod pojęciem usług kadrowych?

Każda nawet najmniejsza firma zatrudniająca pracowników zobowiązana jest do należytego prowadzenia dokumentacji oraz spraw kadrowych, a także związanych z wynagrodzeniami. Z zadaniem tym wiąże się jednak konieczność znajomości wielu przepisów, dlatego też coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na delegowanie go firmom zewnętrznym. Na czym więc polega outsourcing kadr i płac i czy warto korzystać z tego rozwiązania?

Za co odpowiedzialny jest w firmach dział kadr i płac?

Obsługa kadrowo-płacowa jest niezwykle szerokim pojęciem, a zakres obowiązków działu firmy zajmującego się związanymi z nią sprawami zależy przede wszystkim od liczby zatrudnianych przez nią pracowników, a także rodzaju umów zawieranych z nimi. Organizacja wewnętrznego działu kadr i płac w przedsiębiorstwie wymaga więc zatrudnienia specjalistów, którzy doskonale znają i umieją w praktyce stosować różnorodne przepisy, do których zaliczyć można między innymi Kodeks pracy. Dlatego wiele firm decyduje się na skorzystanie z usług kadrowo-płacowych świadczonych przez zewnętrzne firmy.

Na czym polega outsourcing usług kadrowych?

Outsourcing usług kadrowych polega na przekazaniu dla specjalistów między innymi z zakresu prawa pracy oraz prawa podatkowego, takich jak Biuro kadrowo-rachunkowe Składki Podatki z Płocka realizacji wszelkich zadań związanych z zatrudnianiem pracowników, wyliczaniem dla nich wypłat, rozliczaniem urlopów czy prowadzeniem akt osobowych. W takim przypadku to firma zewnętrzna  przejmuje odpowiedzialność za poprawną obsługę kadrową w przedsiębiorstwie, przez co ono samo nie musi już organizować wewnętrznego działu, który będzie się zajmował tego typu sprawami. 

Jaki jest zakres usług kadrowo-płacowych?

Zakres świadczonych przez firmy zewnętrzne usług kadrowych uzależniony jest przede wszystkim od profilu działalności przedsiębiorstwa, które je zleca, a także liczby zatrudnianych przez nie pracowników. Do standardowych z nich zaliczyć można jednak między innymi:

• sporządzanie list płac,

• naliczanie wynagrodzeń oraz wszelkich zasiłków, a także innych składników wynagrodzenia, 

• porady związane z interpretacją wszelkich przepisów dotyczących spraw kadrowo-płacowych, 

• sporządzanie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej, 

• kontrolowanie terminów badań lekarskich lub uprawnień pracowników, 

• sporządzanie umów o pracę oraz kontrolowanie terminów ich obowiązywania, 

• sporządzanie wypowiedzeń umów o pracę oraz świadectw pracy, 

• wystawianie wszelkiego rodzaju zaświadczeń, 

• prowadzenie ewidencji czasu pracy, 

• przygotowanie rozliczeń oraz różnorodnych sprawozdań dla Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, Urzędu Skarbowego czy Głównego Urzędu Statystycznego. 

Jakie są najważniejsze zalety korzystania z usług kadrowych świadczonych przez zewnętrzną firmę?

Korzystanie z usług kadrowych świadczonych przez firmy zewnętrzne jest rozwiązaniem, które przynosi dla przedsiębiorców wiele wymiernych korzyści, zarówno pod względem ekonomicznym, pomimo konieczności ponoszenia kosztów związanych z nimi, jak i mających wpływ na organizację pracy w jednostce. Wśród najważniejszych z nich w związku z tym wymienić można natomiast:

• dostęp do wiedzy niezależnych specjalistów z zakresu prawa pracy, a także prawa podatkowego, 

• niższe koszty prowadzenia firmy, wynikające z braku konieczności zatrudniania specjalistów, szkolenia ich oraz wyposażania dla nich miejsca pracy, a co za tym idzie ponoszenia na to wydatków,

• zmniejszenie odpowiedzialności przedsiębiorcy przed ZUS, US czy też PIP w obszarze obejmującym zlecone usługi kadrowe, 

• zapewnienie gwarancji poprawnie prowadzonej dokumentacji pracowniczej, zgodnie z obowiązującymi przepisami, co z kolei wpływa na większe poczucie komfortu prowadzenia działalności, 

• możliwość skupienia się na kluczowych obszarach działalności gospodarczej.