Czy akta sądowe można zabezpieczyć okładkami?

Sądy to instytucje, które wymagają niezwykle uporządkowanego i usystematyzowanego sposobu zarządzania dokumentacją. Powtarzalne i solidne w wykonaniu rozwiązanie zagwarantuje łatwy dostęp oraz bezproblemową klasyfikację magazynowanych akt. Aby cenne informacje zawarte na papierze były łatwo dostępne i bezpieczne, należy stosować się do określonego systemu. Trzeba również zadbać o ich trwałość, np. poprzez zastosowanie okładek.

Czy można umieścić akta sądowe w okładkach?

Zarówno teczki na akta dla spraw o wykroczenia, jak i okładki na akta sądowe dla spraw karnych i cywilnych powinny być odpowiednio oznakowane. Kwestia ta jest regulowane prawnie. Ma to na celu ujednolicenie działania wszystkich placówek sądowych dla ułatwienia komunikacji pomiędzy nimi.

Zarządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 19 czerwca 2019 roku określa organizację i zakres działania sekretariatów i innych działów administracji sądowej. Zawiera ono informację na temat przechowywania akt spraw. Mają być one umieszczane w oddzielnych okładkach oznaczonych sygnaturą według określonego wzoru. Oprócz tego teczki poszczególnych spraw mają różnić się od siebie kolorem. Osoba zarządzająca sekretariatem sądowym musi więc wykazać się niemałym wysiłkiem, aby w odpowiedni sposób zarządzać zgromadzonymi dokumentami.

Jakie są typy okładek na akta sądowe?

Funkcjonujące obecnie na rynku nowoczesne drukarnie proponują w swojej ofercie rozmaite rozwiązania, które mają ułatwić organizację akt sądowych. Mowa tu np. o firmie Świat Kopert. Dzięki innowacyjnym maszynom przedsiębiorstwa te mogą sprostać oczekiwaniom, jakie stawiają przed nimi nawet najbardziej wymagający klienci.

Teczki na akta sądowe najczęściej występują w formacie 320 × 500 mm lub 320 × 480 mm. Mimo tego większość drukarni może wykonać je w dowolnym rozmiarze zgodnie ze złożonym zamówieniem. Występują one w wariantach z nadrukiem lub bez. Do wyboru osoby kupującej pozostaje również ilość kolorowych pasów na okładce — jeden lub dwa. Grubość okładki dobiera się indywidualnie do potrzeb klienta ze względu na zróżnicowane zastosowanie tego rodzaju teczek. Może być wykonana w wersji matowej lub błyszczącej.

Oprócz tego istnieje możliwość nadrukowania na okładce specjalnego nadruku, np. pieczątki adresowej. Zależnie od potrzeb i dodatkowych wymagań okładki wyposaża się w blaszki i wąs, klipsy archiwizacyjne lub koszulki foliowe. Każda z teczek jest wyposażona w trzykrotne bigowanie po 1.5 cm. W razie potrzeby dodaje się do nich dziurki do klipsów archiwizacyjnych.