Jak zorganizować event? Poradnik

Eventy firmowe to doskonałe narzędzie marketingowe – dzięki nim jesteśmy w stanie dotrzeć do określonej grupy docelowej, stworzyć pozytywny wizerunek naszej marki, nawiązać i podtrzymać relacje z partnerami lub mediami, a także zacieśnić więzi między pracownikami i strukturami wewnątrz firmy. Aby jednak event dobrze spełniał te funkcje, powinien być dobrze przygotowany i ciekawy – dzięki temu na długi czas zapadnie w pamięć zaproszonym uczestnikom.

Od czego zacząć – rodzaje eventów

Przed przystąpieniem do organizacji eventu należy zastanowić się, jaki jest główny cel, który chcemy z jego pomocą osiągnąć. Pod tym względem wyróżniamy kilka rodzajów eventów, m.in.

• Special events – imprezy okolicznościowe, służące przede wszystkim nawiązaniu kontaktu z klientami i wytworzenie więzi między nimi a marką. Do takich wydarzeń zaliczyć możemy wszelkiego rodzaju happeningi, imprezy sportowe oraz koncerty.
  
• Business events – czyli krótko mówiąc imprezy integracyjne, służące poprawie kontaktów między pracownikami, wewnętrznymi strukturami firmy, a także partnerami. Do tej grupy można zaliczyć kongresy, targi, spotkania oraz imprezy takie jak firmowa Wigilia.
  
• Incentive events – ich celem jest zwiększenie lojalności pracowników oraz podniesienie ich kwalifikacji. Mogą przybrać formę wycieczek lub różnorodnych szkoleń.
  

Opracowanie planu imprezy i analiza kosztów

Określenie celów eventu to dopiero początek organizacji – w następnej kolejności powinniśmy opracować plan imprezy i obliczyć łączne koszty. W tej liczbie znajdzie się nie tylko wynajem lokalu czy gaża dla występującego zespołu, ale również opłata za catering, obsługę, wynajem sprzętu nagłaśniającego, przygotowanie i wysyłkę zaproszeń. Nawet najmniejsze wydatki należy uwzględnić we wstępnym kosztorysie – w ten sposób unikniemy nieprzyjemnych niespodzianek, jeśli nasz fundusz na event okaże się niewystarczający.

Wybór miejsca

Każdy event musi odbywać się w określonym miejscu, może to być otwarty teren, sala koncertowa, klub, obiekt sportowy. Wybierając miejsce powinniśmy brać pod uwagę jego dostępność (warto wybierać miejsca zlokalizowane blisko centrum miasta, charakteryzujące się prostym dojazdem różnymi środkami transportu) oraz warunki, np. powierzchnię czy akustykę.

Program eventu

Harmonogram jest niezbędnym elementem każdej większej imprezy firmowej. To, co chcemy zaproponować uczestnikom powinno być uzależnione przede wszystkim od celu przyświecającemu eventowi oraz warunkom, jakie stwarza nam wybrana lokalizacja. Na program eventu może składać się część merytoryczna (przemówienia, wykłady), część artystyczna (np. koncert, występ kabaretu) oraz inne atrakcje, np. konkursy i zawody sportowe. Im ciekawszy i oryginalny program eventu, tym większe szanse, że całe wydarzenie przyniesie wymierne, pozytywne rezultaty. Zamiast zapraszać swoich pracowników na imprezę integracyjną do klubu, warto zaproponować im trochę niecodziennej rozrywki i emocji np. wyścigi na torze kartingowym Legia Racing Club.

Przygotowanie raportu finalnego

Eventy firmowe to nie zwykłe imprezy, ale ważne narzędzie marketingowe. Dlatego po zakończeniu eventu należy sprawdzić, czy miał on jakieś wymierne rezultaty, np. wzrost sprzedaży, większa produktywność pracowników, poszerzenie bazy kontaktów biznesowych, zwiększenie popularności marki w mediach społecznościowych etc.