O czym należy pamiętać przy organizowaniu konferencji w hotelu?

Konferencje to obecnie bardzo popularne wydarzenia zarówno w sferze działalności gospodarczej, jak i akademickiej. Pozwalają popularyzować innowacyjne pomysły, dzielić się osiągnięciami i nowymi rozwiązaniami, nawiązywać kontakty z innymi specjalistami w danej dziedzinie. Służą popularyzowaniu marki czy wzbudzeniu zainteresowania prowadzonymi projektami. Ich sukces uzależniony jest jednak od prawidłowej organizacji.

Podstawowe kwestie organizacyjne

Punkt wyjścia dla organizacji konferencji, niezależnie od tego, czy będzie miała ona charakter biznesowy, czy naukowy, stanowi wskazanie tematu. Ma on ogromne znaczenie, powinien nie tylko informować o tym, jakich zagadnień mogą spodziewać się uczestnicy, ale też wzbudzić ich zainteresowanie. Dobrze, gdy jest łatwy do zapamiętania – łatwiej będzie promować wydarzenie. Warto sięgnąć też do strefy emocji odbiorcy niż relacjonować suche fakty. Na podstawie tematu możemy stworzyć zaproszenia dla uczestników, a przede wszystkim gości, których prosić będziemy o wystąpienie. Powinni to być eksperci w danej dziedzinie, a jednocześnie dobrzy mówcy.

Kolejny etap to tworzenie zespołów, które odpowiadać będą za przygotowanie eventu. Obejmować one powinny zespół: planowania, administracyjny, marketingu oraz do spraw sponsoringu. Potrzebni będą również wolontariusze, którzy w dniu wydarzenia zajmą się realizacją czynności mających na celu zapewnienie jego prawidłowego przebiegu. Do powierzonych im zadań należy między innymi śledzenie listy gości, obsługa garderoby, witanie przybyłych. Konferencja w hotelu wiązać się będzie z możliwością przekazania niektórych z nich obsłudze obiektu. Dotyczy to jednak przede wszystkim kwestii związanych z cateringiem. Warto bowiem pamiętać, że przerwy na poczęstunek czy posiłki to czas równie ważny co same wystąpienia.

O wszelkich możliwościach czy ograniczeniach w sferze organizacji decyduje jednak budżet. Dlatego kluczowe jest jego ustalenie w początkowej fazie planowania. Pozwoli to nam realnie ocenić dostępne opcje i uniknąć późniejszych niespodzianek skutkujących modyfikacją założeń. Finanse, jakimi dysponujemy, wpłyną między innymi na lokalizację, program konferencji, ale też możliwość zapewnienia gościom noclegu oraz transportu. Dużą pomocą będzie pozyskanie sponsorów, do tego jednak potrzeba dobrego planu konferencji, by nie było wątpliwości, że jej finansowanie to korzystna inwestycja.

Wybór odpowiedniego miejsca

Jako lokalizacja konferencji doskonale sprawdza się hotel. Wiele obiektów, w tym gdański Hotel Amber, oferują specjalne pakiety stworzone właśnie z myślą o tego typu wydarzeniach. Oferty te zapewniają dostęp do komfortowo urządzonych sal konferencyjnych wyposażonych w sprzęt komputerowy niezbędny do przedstawienia prezentacji. Właśnie to zaplecze techniczne w dużej mierze decyduje o tym, czy event zostanie oceniony pozytywnie przez uczestników. Awarie urządzeń, niesprawne nagłośnienie sprawiają, że słuchacze, zamiast skupić się na wystąpieniu, irytują się pojawiającymi się problemami. Trudniej też zapamiętać, o czym mowa na danym panelu właśnie ze względu na różnego rodzaju zakłócenia komunikacyjne.

Kolejna rzecz to położenie hotelu. Zadbajmy o to, by dojazd do niego był stosunkowo łatwy – czy to prosty do wyjaśnienia, na przykład w postaci prostej mapy dołączonej do informacji o wydarzeniu czy dostępnej na stronie internetowej. Warto wybrać też miejsce położone blisko centrum miasta, gdzie nie ma problemu z dotarciem komunikacją miejską lub znalezieniem taksówki. Niekiedy konferencjom towarzysza dodatkowe atrakcje, warto zatem zadbać, aby miejsce wydarzenia znajdowało się blisko, jeśli korzystanie z nich wymaga opuszczenia obiektu.

Działania po zakończeniu konferencji

Organizacja konferencji to jeden z elementów budowania pozytywnego wizerunku firmy czy organizacji. Z tym związane będą między innymi wspomniane już wyżej dodatkowe atrakcje. Wykorzystanie przestrzeni hotelu stwarza przy tym okazję, by skorzystać z oferowanych przez niego usług. W obiektach wysokiej klasy funkcjonuje zazwyczaj strefa relaksu, gdzie klienci mają dostęp do sauny, zabiegów SPA oraz masażu. Warto zadbać o to, by goście biorący udział w konferencji mogli się tam udać bez dodatkowych opłat z ich strony. Wypoczynek w komfortowych warunkach po dniu czy weekendzie interesujących wystąpień oraz żywych dyskusji dodatkowo zwiększy satysfakcję z uczestnictwa w profesjonalnie przygotowanym wydarzeniu.

Na potrzeby przyszłych działań warto również zgromadzić feedback od osób, które pojawiły się na konferencji – zarówno jako słuchacze, jak i prelegenci. Pozwoli to wskazać obszary, które wymagają poprawy, ale też te, w których organizator poradził sobie bez zarzutu. Pozytywna ocena zwiększy motywację zespołu do podejmowania kolejnych wyzwań, może przygotowania eventu na większą skalę.