Najem sal konferencyjnych – kiedy warto się zdecydować na taką opcję?

Spotkania biznesowe, czy też naukowe, zawsze powinny być organizowane w odpowiednich przestrzeniach, które będą wygodne dla uczestników, a także, które pozwolą w prawidłowy i efektowny sposób przedstawić daną treść, również w formie interaktywnej. Aby zatem zorganizować mocne wystąpienie, warto wynająć do tego odpowiednią salę konferencyjną. Podpowiadamy, jakie cechy powinna ona mieć, a także kiedy warto wybrać taką opcję!

Kiedy warto zdecydować się na najem sali konferencyjnej?

Wynajem sal konferencyjnych to praktyka coraz chętniej wykorzystywana przez różnego rodzaju podmioty. Korzystają z opcji najmu uczelnie wyższe organizujące konferencje naukowe, czy też realizujące programy grantowe; ekipy budowlane wraz z podwykonawcami i specjalistami dziedzinowymi, z którymi na spokojnie zostaną omówione wszystkie działania projektowe oraz wykonawcze; czy też właściciele mniejszych firm, goszczące kontrahentów – również tych zagranicznych. Jeśli chodzi zaś o biznes, warto wiedzieć, że praktyka najmu sali konferencyjnej jest często stosowana przy prawidłowym budowaniu relacji z zagranicznymi przedsiębiorstwami. Wybór „neutralnego gruntu” to wyraz chęci zawiązania ścisłego partnerstwa, opartego o wzajemne zaufanie i równowagę sił.

Kiedy jeszcze warto najmować sale konferencyjne? Często przy prezentacji obwoźnej różnych produktów i usług, czy przy chęci przeprowadzenia dużego naboru rekrutacyjnego do pracy. Sale wynajmują zatem korporacje i agencje pracy tymczasowej, a także często instytucje kulturalne i politycy, którzy przedstawiają ważne społeczne projekty. Sale konferencyjne są również najmowane, jako sale szkoleniowe dla pracowników. Jeśli dbasz o rozwój kompetencji swojej kadry, możesz w pięknych przestrzeniach zapewnić im zajęcia językowe, specjalistyczne, czy też coachingowe…

Czym powinna wyróżniać się dobra sala konferencyjna?

Dobra sala konferencyjna powinna być przede wszystkim neutralna stylistycznie i w miarę przestronna. Nie może powodować uczucia klaustrofobii, czy też nie może być zbyt ciemna oraz wyrazista. Krzykliwe kolory, czy też obrazy i dodatki, mogą wpłynąć na obniżoną koncentrację osób podczas konferencji, spotkań biznesowych itp. Najlepiej, aby zatem sala była jasna, przeszklona i aby była wentylowana oraz klimatyzowana. Ważne jest również to, aby była przystosowana w pełni do obsługi osób niepełnosprawnych, czy aby umożliwiała wykorzystanie także cateringu – np. możliwości przygotowanie w niej poczęstunku kawowego.

Jeśli chodzi o wyposażenie, dobra sala konferencyjna zapewni wygodne krzesła regulowane oraz ergonomiczne i solidne stoły. Nie może zabraknąć w niej również projektorów multimedialnych z ekranem (ważne są rolety lub żaluzje na oknach i odpowiednie oświetlenie – jasne, zimne, nie powodujące zmęczenia oczu), wysokiej jakości nagłośnienia, flipchartów z mazakami, czy też dostępu WiFi. Najlepsi wynajmujący gwarantują również komputer, czy drukarkę, a także inne udogodnienia wskazane przez klienta. Tak jest w przypadku COTEX OFFICE CENTRE w Płocku, gdzie sale dostosowywane są idealnie do potrzeb zamawiającego. Ułożenie krzeseł i stołów może przybrać ustawienie teatralne, ustawienie szkolne, ustawienie biznesowe, czy ustawienie  w podkowę. Na gości zaś czekać będzie profesjonalna obsługa i co ważne – przestronny parking.