Sposoby ewidencjonowania zbiorów bibliotecznych

Sposób ewidencji materiałów bibliotecznych został uregulowany w polskim prawie za pomocą Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 29.10.2008 roku. Według niego powinna ona obejmować zarówno wpływy, jak i ubytki księgozbiorów oraz materiałów bibliotecznych i być zrealizowana tak, aby móc je zidentyfikować. Współczesna technologia pozwala jednak na znaczne ułatwienie wywiązywania się z tego obowiązku przez biblioteki, a jej przykładem może być, chociażby RFID. 

Czym jest technologia RFID? 

Technologia RFID opiera się na dwóch elementach. Pierwszym z nich jest znacznik, który wyposażony jest w antenę mikroprocesorową oraz aluminiową, pracujące na częstotliwości 13,56 MHz. To właśnie one dzięki zaprogramowaniu ich zawierają informacje identyfikujące daną pozycję, na której zostaną umieszczone na przykład na okładce. Drugim z elementów technologii RFID są natomiast czytniki, które pozwalają na sczytywanie na odległość informacji umieszczanych w znacznikach.

Jakie zastosowanie ma technologia RFID przy ewidencji materiałów bibliotecznych? 

Technologia RFID stosowana w bibliotekach może przede wszystkim ułatwić ewidencjonowanie materiałów bibliotecznych oraz ich stanów. Chcąc przeprowadzić ich inwentaryzację, nie trzeba już bowiem dzięki nim fizycznie podchodzić do każdego regału i sprawdzać, czy dana pozycja na pewno się na nim znajduje. 

Dzięki temu wprowadzanie nowych pozycji do ewidencji, a także kontrolowanie ubytków zbiorów bibliotecznych wynikających na przykład z braku ich zwrotu przez czytelników jest o wiele szybsze i prostsze. Wystarczy na danym materiale umieścić tag RFID oraz zaprogramować go odpowiednimi informacjami, aby cały zasób biblioteki był dostępny w programie komputerowym i to w stanie faktycznym, wraz z miejscem zlokalizowania danej pozycji. 

Dodatkowe zalety korzystania z technologii RFID przez biblioteki

Zastosowanie technologii RFID, które oferuje dla bibliotek między innymi firma tworząca systemy do ewidencji zbiorów Elibron, to nie tylko nowoczesny i o wiele szybszy oraz dokładniejszy sposób na ewidencję zbiorów bibliotecznych od tradycyjnych programów komputerowych lub ksiąg inwentarzowych. Rozwiązanie to dodatkowo może bowiem także: 

• zapobiegać kradzieżom zbiorów, 
• ograniczać w niemal 100% sytuacje w których materiały zostaną wyniesione z biblioteki bez ich omyłkowego nieprzypisania do danego czytelnika, zwłaszcza w połączeniu z bramkami RFID, 
• umożliwiać bezobsługowe wypożyczanie zbiorów bibliotecznych. 

Jak więc widać technologia RFID wykorzystywana przez biblioteki pozwala spełniać im obowiązek związany z ewidencjonowaniem zbiorów, a także dopasować swój system pracy do współczesnych oczekiwań wypożyczających. Warto więc zainteresować się tym rozwiązaniem.