Jak banki nowocześnie zarządzają dokumentami?

Kwestia właściwego zarządzania dokumentami to jedna z tych, do których przywiązuje się najwięcej uwagi. Powodem tego jest przede wszystkim fakt, iż dobrze zaplanowany proces obiegu dokumentów pozwala zaoszczędzić nie tylko czas, ale także środki finansowe.

Bank i jego dokumenty

Banki to jedne z tych instytucji, w których ilość wytwarzanych dokumentów ciągle rośnie. Pomimo tego, iż wiele operacji wykonuje się bez konieczności drukowania dokumentów, to jednak nie da się pominąć takich jak na przykład wnioski kredytowe, umowy o kredyt czy na przykład o prowadzenie konta. Jednak taki dokument wytwarzany jest w jednym z wielu oddziałów banku, a obecnie dostęp do nich niemalże z każdego miejsca jest dość istotny.

Szybki i bezpieczny obieg dokumentów

Zarządzanie dokumentami w banku to przede wszystkim odpowiedni ich obieg. W krótkim czasie bowiem powinny one trafić do systemu, z którego obecnie korzystają pracownicy banków. Dzięki temu mają oni dostęp do dokumentów bez względu na to, gdzie się znajdują, jeżeli mają tylko odpowiednie do tego uprawnienia. Ten proces, czyli wprowadzania dokumentów do systemu coraz częściej zlecany jest firmom zewnętrznym. Dla banków to nie tylko znacznie niższe koszty, ale także pewność szybkości ich działania, ponieważ za opóźnienia w świadczeniu usług firmy zewnętrzne musiałyby płacić wysokie kary.

Archiwizowanie dokumentów bankowych

http://www.primesoft.pl/pl/elektroniczny-obieg-dokumentow

Tak samo firmom zewnętrznym zleca się znacznie częściej niż w latach ubiegłych archiwizowanie dokumentów bankowych. Oczywiście dotyczy to tylko tych, które takiej archiwizacji mogą zostać poddane. Umowy, takie jak na przykład umowy kredytowe zobowiązań będących w toku po ich wprowadzeniu do systemu najczęściej przekazywane są ponownie do banku. W większości jest to ta placówka, w której doszło do podpisania umowy. Jednak fakt, iż znajduje się ona w systemie sprawia, że klient wszelkie niejasności czy wątpliwości związane z umowa może wyjaśnić w każdej placówce bankowej. Ponadto w przypadku zarządzania dokumentami bankowymi dba się o niezwykle wysoki poziom ochrony wszystkich danych, co sprawia że zarówno bank jak i klienci nie muszą się martwić o ich zaginięcie.