Jak wybrać odpowiednie oprogramowanie do zarządzania firmą?

Wybór odpowiedniego oprogramowania biznesowego może być nie lada wyzwaniem. Najlepsze rozwiązania przynoszą długoterminowe korzyści i przyspieszają rozwój firmy. Potrzeby firmy z czasem się zmieniają. Warto wtedy pomyśleć o nowym oprogramowaniu. Jeśli zauważyłeś, że Twój program jest nieaktualny lub wstrzymuje rozwój firmy, aktualizacja zwiększy jej produktywność.

Określ swój problem.

Na pewno nie szukasz nowego oprogramowania tylko po to, żeby go zmienić. Musi istnieć problem, który chcesz rozwiązać, informacje, którymi należy zarządzać lub proces, który zamierzasz zautomatyzować. Centrum Wynalazków Daniel Karcz zwraca uwagę na to, aby dokładnie przeanalizować swoje potrzeby i oczekiwania przed podjęciem ostatecznej decyzji. Do typowych problemów można zaliczyć:

1. podwójne wprowadzanie danych,
2. niekończące się arkusze kalkulacyjne,
3. używanie zbyt wielu narzędzi biznesowych,
4. fragmentowane źródła informacji,
5. brak kontroli w czasie rzeczywistym.

Jakakolwiek jest przyczyna Twojego problemu, spróbuj zdefiniować go tak szczegółowo, jak to tylko możliwe. Poszukaj przyczyny swojego problemu i pomyśl o możliwych rozwiązaniach. Dzięki temu znajdziesz odpowiednie oprogramowanie.

Aktualny przepływ pracy

Aby znaleźć odpowiednie oprogramowanie, musisz zaplanować przepływ pracy w Twoim przedsiębiorstwie. Pomyśl o codziennych obowiązkach i sporządź listę. Następnie odpowiedz na poniższe pytania:

1. Jakie są Twoje codzienne zajęcia?
2. Jak śledzisz te działania?
3. Jakie informacje gromadzisz i przechowujesz?
4. Jak zarządzasz wszystkimi informacjami biznesowymi?
5. Kto ma dostęp do tych informacji?
6. Jaka jest główna przeszkoda w wykonywaniu codziennych obowiązków?
7. W jaki sposób chcesz sobie ułatwić pracę?

Zadaj te same pytania wszystkim osobom w firmie (lub liderom zespołów). Wtedy będziesz dokładnie wiedział, jak wygląda przepływ pracy. Sprawdź, jakie są problematyczne zadania, poproś o opinię, w jaki sposób można usprawnić pracę.

Źródła i sposoby rozwiązywania problemów

Dostawcy oprogramowania biznesowego zazwyczaj projektują swój produkt wokół procesowego biznesowego lub problemu, który ma rozwiązać. Zastanów się, które obszary działania firmy chcesz usprawnić lub naprawić, dzięki nowemu oprogramowaniu.

Czy masz jeszcze jakieś inne wymagania?

Pomyśl o każdym szczególe, zanim kupisz konkretne oprogramowanie. Po przeanalizowaniu problemów firmy, przepływu pracy i najlepszych rozwiązaniach, pomyśl o dalszych wymaganiach. Możesz zwrócić uwagę na takie czynniki jak:

1. interfejs użytkownika i design,
2. integracje z innym oprogramowaniem,
3. rozwiązania lokalne lub chmurowe,
4. szkolenie użytkowników,
5. import danych,
6. dostępne języki,
7. opcje obsługi klienta,
8. inne specyficzne wymagania, które odzwierciedlają potrzeby Twojej firmy.

W ten sposób oprogramowanie będzie spełniać wszystkie Twoje oczekiwania. Doświadczenie użytkownika będzie pozytywne.