4 wskazówki, jak poprowadzić udaną wideokonferencję w firmie

Nowe technologie sprawiają, że przedsiębiorstwa mogą korzystać z innowacyjnych metod działania. Na przykład spotkanie twarzą w twarz nie wymaga już bezpośredniego kontaktu, rozwiązaniem jest bowiem wideokonferencja. Jest to sposób na przeprowadzenie narady z pracownikami czy klientami, bez względu na to, gdzie się oni znajdują. Ułatwia to komunikację w rozproszonym zespole i znacząco ogranicza koszty. Sprawdź, jak zorganizować wideokonferencję!

1. Wybór platformy do wideokonferencji

Platforma do wideokonferencji to oprogramowanie, które służy do transmisji dźwięku i obrazu. Wiele usług tego typu można używać bezpłatnie, choć dla celów biznesowych warto rozważyć wykupienie abonamentu. Zapewnia on dodatkowe funkcje i usługi, które mogą się okazać niezbędne w działalności profesjonalnej. W płatnej wersji na ogół może brać udział większa liczba uczestników, jest ona zintegrowana z takimi narzędziami jak Office 365.

Specjalistyczne platformy zapewniają często wbudowane tablice do prezentacji, możliwość przeprowadzania badań ankietowych, a także są lepiej zabezpieczane przed niepowołanym dostępem. Platformy takie umożliwiają dołączenie do konferencji ze smartfona czy tabletu, które wykorzystują dowolny system operacyjny.

2. Odpowiedni dźwięk podczas wideokonderencji

Kluczowym elementem konferencji na odległość jest dźwięk. Wysoką jego jakość zapewnia odpowiednio dobrany mikrofon, który zbiera i przekazuje dźwięki od uczestników. Profesjonalne urządzenie zbiera dźwięki z całego pomieszczenia i umożliwia konwersację wszystkich zainteresowanych. Doskonałym rozwiązaniem są przenośne zestawy głośnomówiące Bluetooth, które zapewniają znakomity, wyjątkowo czysty dźwięk podczas spotkań na odległość.

Warto pamiętać, że mikrofon wbudowany w laptop jest niewielkim elementem, który zbiera dźwięk z kierunku, w który jest wycelowany. Może to skutkować słabą jakością dźwięku lub całkowitą niesłyszalnością poszczególnych osób.

3. Nowoczesna kamera do wideokonferencji

Ważnym elementem wideokonferencji jest kamera o dobrej rozdzielczości. Wiele kamer ma wbudowany mikrofon, który jednak spełnia tylko podstawowe potrzeby komunikacyjne.

Jak wskazują specjaliści firmy PS SERWIS, ciekawym rozwiązaniem jest zestaw wideokonferencyjny, który współpracuje z popularnymi platformami do komunikacji na odległość. Obejmują one kamerę konferencyjną oraz zestaw głośnomówiący, cechujący się na ogół jakością dźwięku HD.

4. Odpowiednia aranżacja biura

Nie bez znaczenia jest odpowiednia aranżacja biura, np. dopasowanie tła. Ważne jest wyciszenie pomieszczenia, by dźwięk był wyraźny i słyszalny przez wszystkim uczestników.