Współpraca z biurem księgowo-rachunkowym - jak powinna wyglądać?

Outsourcing usług księgowych pozwala na korzystanie z wysokiego poziomu usług oferowanych przez biuro księgowo-rachunkowe. Firmy, które dotychczas nie korzystały z usług biura księgowego, mogą mieć wątpliwości co do charakteru takiej współpracy. Jak powinna wyglądać współpraca z biurem księgowo-rachunkowym? Czego możemy oczekiwać od pracowników biura?

Zakres wsparcia biura księgowo-rachunkowego

Jak podkreśla ekspert z krakowskiego biura Biuro Księgowości sp z o.o. zakres wsparcia merytorycznego każdorazowo jest ustalany indywidualnie i maksymalnie dopasowany do konkretnego klienta. Wiele biur księgowych oferuje wygodne pakiety, które pozwalają na zajęcie się określonymi zadaniami dla klientów. Warto jednak dopisać o kilka szczegółów.

Pytania dotyczące zakresu wsparcia biura rachunkowego:

• Czy w nagłych przypadkach jest możliwość kontaktowania się z pracownikami biura?
• W jaki sposób przekazywane będą dokumenty - tradycyjnie czy elektronicznie?
• Przez jaki czas biuro rachunkowe przechowywać będzie dokumenty?
• Czy zakres współpracy może zostać w przyszłości zwiększony?

Nowoczesne biuro księgowo-rachunkowe powinno stawiać na komfort klientów i ograniczyć kolejność wizyt w ich biurze. Dlatego też większość biur wręcz preferuje dokumenty wysyłane elektronicznie. Jeśli z jakiegoś względu nie jest to możliwe, powinni oni udostępnić opcję odbierania dokumentów z siedziby klienta.

Usługi biura księgowego zazwyczaj mają bardzo szeroki zakres, ale nie każdy przedsiębiorca potrzebuje korzystać ze wszystkich ich usług. Warto dopytać się, czy oferują pakiety usług i jak ustalana jest cena za dodatkowe zlecenia - dzięki temu jasno określimy warunki współpracy i nie będziemy rozczarowani kosztami. Wiele nie dopytuje o cenę, co jest błędem. Jasne określenie warunków finansowych jest bardzo ważne.

Warunki współpracy z biurem księgowym

Przed ustaleniem pełnego zakresu warto dopytać o wszystkie warunki związane ze współpracą. Warto dopytać o takie rzeczy, jak:

• sposób informowania o terminie zapłaty ZUS i podatkach,
• termin rozliczania spraw podatkowych i ZUS (jeśli robione jest to na ostatnią chwilę, to trudniejsze może okazać się wprowadzenia zmian),
• terminy i sposób przekazywania dokumentów
• reprezentowanie firmy przed Urzędem Skarbowym
• zajmowanie się kadrami i sprawami pracowników.

Podczas współpracy z biurem rachunkowym liczy się elastyczność i dopasowanie do indywidualnych potrzeb każdego pracodawcy, dlatego jeśli biuro nie spełnia naszych oczekiwań, odpowiada z opóźnieniem lub nie wydaje nam się dopasowanym do naszej działalności wyborem, warto rozważyć wybór innego biura.