Warunki dzierżawy urządzeń biurowych

Dzierżawa urządzeń biurowych to atrakcyjna alternatywa dla leasingu tudzież zakupu sprzętu na własność. Rozwiązanie to pozwala na łatwiejsze utrzymanie płynności finansowej przedsiębiorstwa, które ponosi stosunkowo niewielkie, stałe i przewidywalne koszty związane z wynajmem drukarki czy kserokopiarki. Czego dokładnie możemy się spodziewać, decydując się na dzierżawę urządzeń biurowych?

Po pierwsze, warto sobie uzmysłowić, że wiele firm oferuje wynajem zarówno długo-, jak i krótkoterminowy. W tym drugim przypadku chodzi przede wszystkim o jednorazowe wydarzenia, takie jak organizacja konferencji, eventów firmowych bądź szkoleń, których oprawa wymaga zaangażowania sprzętu niebędącego na stałe na wyposażeniu danego przedsiębiorstwa. Przy wynajmie długoterminowym z kolei mamy często do wyboru możliwość podpisania umowy na czas określony bądź nieokreślony, z ustalonym terminem wypowiedzenia.

Po stronie firmy dostarczającej sprzęt

– Firma, z którą podpisujemy taką umowę, bierze na siebie wybór i zakup sprzętu, jak również odpowiedzialność za to, aby pozostawał on sprawny – mówi przedstawiciel dostarczającej sprzęt biurowy firmy ZiZaKo. 

Oznacza to między innymi dowóz i instalację urządzeń u klienta, a także późniejszą ich obsługę, konserwację i serwis oraz regularne przeglądy, aż po odbiór maszyn w momencie ich zużycia lub zakończenia umowy.

Wiele firm oferujących wynajem sprzętu biurowego w ramach świadczonych usług udziela bezpłatnych porad technicznych (na przykład za pośrednictwem infolinii serwisowej), przeprowadza wstępne szkolenia z obsługi urządzeń i zapewnia wsparcie informatyczne. Niektóre zajmują się też dostarczaniem części zamiennych i materiałów eksploatacyjnych, takich jak papier czy tonery, a także utylizacją tych zużytych. W razie zaś poważnej awarii gwarantują udostępnienie urządzeń zastępczych.

Po stronie wynajmującego

Druga strona umowy przed jej podpisaniem powinna oszacować, jaki będzie przewidywany zakres eksploatacji sprzętu, czyli na przykład ilu wydruków bądź kopii miesięcznie się spodziewamy. Pozwala to dobrać urządzenie optymalnie dopasowane do  naszych potrzeb, a także ustalić stawkę czynszu, którą zobowiązujemy się regularnie uiszczać – z uwzględnieniem ewentualnych dopłat za przekroczenie w danym okresie rozliczeniowym ustalonego w ramach umowy pakietu.

Dopłaty te nie są z reguły tak duże, by poważnie dotykały firmowego budżetu. W przeciwieństwie do kosztów serwisu, które mogłyby niespodziewanie ów budżet mocno nadszarpnąć, gdyby zepsuty sprzęt należał do nas, a nie był wynajmowany. Decydując się na dzierżawę, nie musimy się jednak przejmować rozwiązywaniem problemów związanych z parkiem maszynowym. Czas i środki możemy przeznaczyć więc na zasadniczą działalność przedsiębiorstwa, którego wydatki na eksploatację urządzeń biurowych są precyzyjnie kontrolowane.