Archiwizowanie dokumentów

Prawo wymaga od nas przechowywania i archiwizowania określonych dokumentów. W tym celu potrzebne jest nam miejsce do ich magazynowania. Powinno być odpowiednio zabezpieczone, aby nie miały do nich dostępu osoby trzecie. Istotne jest również odpowiednie skatalogowanie i posegregowanie dokumentów, tak aby dostęp do nich i znalezienie niezbędnych papierów było możliwe w każdej chwili bez większego problemu. Archiwizacja dokumentów może zostać przeprowadzona w pełni profesjonalnie przez wyspecjalizowaną firmę.

Jak wygląda archiwizacja dokumentów?

Archiwizacja dokumentów, to usługa, która składa się z kilku kolejnych etapów. W pierwszej kolejności firma odpowiadająca za to zadanie przejmuje dokumenty wymagające archiwizacji. W kolejnym kroku poszczególne akta przypisywane są do odpowiednich kategorii. Następnie następuje porządkowanie akt w obrębie poszczególnych kategorii oraz komórek organizacyjnych. Niezwykle istotna czynność, to sporządzenie dokładnych spisów zdawczo-odbiorczych.

Następnie pracownicy dokonują ułożenia akt zgodnie ze stworzonymi spisami. Wszystkie regały, na których są one ułożone zostają precyzyjnie opisane, co ułatwia późniejsze poszukiwanie konkretnych akt. W ramach usługi archiwizacji akt wykonuje się również spisy brakowania dla akt, których termin ważności upłynął.

Archiwizacja

Archiwizacja akt powinna być przeprowadzana zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Pierwszym  z nich jest Ustawa o Narodowym Zespole Archiwalnym z 14 lipca 1983 roku, wraz z późniejszymi zmianami. Kolejna to Ustawa o Ochronie Informacji Niejawnych z dn. 22 stycznia 1999 roku. Znaczenie ma również Ustawa o Danych Osobowych z dn. 29 sierpnia 1997 roku.

Przechowywanie dokumentów musi odbywać się przez określony czas, gdyż mogą one być wymagane. W przypadku niektórych konieczne jest ich dożywotnie pozostawienie w archiwum. Dokumenty, których ważność minęła należy skutecznie zniszczyć, aby nie dostały się w niepowołane ręce, ale przede wszystkim, aby nie doprowadziły do ujawnienia danych osobowych.

Zlecenie archiwizacji

Archiwizacja danych to czasochłonne zajęcie, które w firmie może wymagać zatrudnienia dodatkowej osoby. Opcją dla zarówno większych, jak i mniejszych firm jest wynajęcie zewnętrznego podwykonawcy, który zajmie się realizacją porządkowania naszych firmowych dokumentów. Takie rozwiązanie może się okazać zdecydowanie bardziej opłacalne ekonomiczne, niżeli dodatkowa pensja i nowy pracownik. Jeśli w firmie jest dużo dokumentów, to w celu uniknięcia bałaganu i zgubienia ważnych akt konieczne jest regularne ich archiwizowanie i układanie.