Wykorzystanie e-faktur w działalności przedsiębiorstwa

Cyfryzacja dosięgła już wszystkich dziedzin naszego życia, w tym również ewidencji księgowej zarówno w małych, jak i dużych firmach. Na tym gruncie wykorzystywane są nie tylko specjalistyczne programy do prowadzenia rozliczeń, ale również faktury elektroniczne, które coraz częściej już zastępują te tradycyjne. W poniższym artykule omawiamy, w jaki sposób je wystawiać oraz przechowywać.

Czym jest e-faktura?

Faktura to jeden z podstawowych dokumentów wystawianych przez przedsiębiorców. Zazwyczaj sporządzana jest ona w formie papierowej, coraz częściej jednak spotkać się możemy z fakturami elektronicznymi, zwanymi też e-fakturami. W każdej formie faktury stanową istotny element rozliczeń finansowych firmy, między innymi kosztów uzyskania przychodów, kosztów amortyzacyjnych czy też deklaracji podatkowych VAT. Na ich podstawie biuro rachunkowe takie jak to, które Małgorzata Nowakowska prowadzi w Ostrowie Wielkopolskim, może prowadzić kompletną ewidencję księgową przedsiębiorstwa.

Faktura elektroniczna definiowana jest w ustawie o podatku od towarów i usług jako faktura w formie elektronicznej wystawiona i przechowywana w dowolnym formacie elektronicznym, na przykład PDF czy JPG. Musi przy tym spełniać ogólne wymagania wobec faktur, to znaczy zawierać między innymi datę wystawienia, numer, imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług wraz z adresami, nazwę towaru lub usługi, cenę jednostkową netto, stawkę i kwotę podatku oraz kwoty opustów i obniżek.

E-faktury w obiegu dokumentów

Podatnik, podobnie jak w przypadku faktur tradycyjnych, również w przypadku elektronicznych ma obowiązek zapewnić im autentyczność, integralność treści oraz czytelność. Te trzy warunki zapewnić mogą kontrole biznesowe. Autentyczność oraz integralność muszą być zachowane szczególnie w przypadku bezpiecznego podpisu elektronicznego czy elektronicznej wymiany danych. E-faktura sporządzana jest w jednym egzemplarzu, który poddawany jest multiplikacji u sprzedawcy lub nabywcy.

Przesyłanie faktury elektronicznej przebiegać może na kilka sposobów, co opisuje artykuł 106g. ustawy o VAT:

• podatnik lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je, lub udostępnia nabywcy;
• nabywca wystawiający faktury w imieniu i na rzecz sprzedawcy przesyła je lub udostępnia sprzedawcy, który upoważnił go do wystawiania faktur;
• nabywca wystawiający notę korygującą przesyła lub udostępnia ją wystawcy faktury;
• faktury na rzecz dłużnika wystawia organ egzekucyjny lub komornik sądowy i przesyła, lub udostępnia nabywcy oraz dłużnikowi.

Pamiętać przy tym należy, że podmiot wystawiający fakturę wysyła ją lub udostępnia, zachowując egzemplarz dla swojej dokumentacji. Podatnik VAT zobowiązany jest do przechowywania e-faktur wystawionych przez siebie lub w swoim imieniu, a także otrzymanych – w obu przypadkach również tych wystawionych ponownie.