Usługi przechowywania dokumentów. Przegląd rozwiązań

Dane są najcenniejszym zasobem przedsiębiorstwa. Powinny też być najlepiej chronione i strzeżone. Wynika to z faktu zaufania, jakim cieszy się firma, ale też warunkowane jest przepisami prawa. Przechowywanie danych, a więc i dokumentów firmowych podlega restrykcjom prawnym, których naruszenie może wiązać się z olbrzymimi konsekwencjami finansowymi i wizerunkowymi. Warto zainwestować w usługi przechowywania dokumentów. Sprawdź rozwiązania.

Przechowywanie dokumentów – czy na pewno takie ważne?

Dokumenty zawierają dane, które firma może wykorzystać lub nie. Zależy to od wdrożonych systemów zarządzania dokumentami, w tym przechowywania. Kluczem jest analiza danych zawartych w dokumentach, która pozwala na usprawnienie wielu procesów – informuje ekspert z firmy E.volution.

Dla pełniejszego obrazu posłużmy się tradycyjnym sposób przetwarzania dokumentacji – papierowym. Dostęp do dokumentów wszystkich uprawnionych pracowników jest utrudniony, wymaga zaangażowania więcej czasu i energii, czyli zasobów, które kosztują. Żądanie klienta, reklamacja, czy zapytanie może być obsłużone znacznie szybciej, dzięki wdrożeniu odpowiednich systemów informatycznych. Systemy zabezpieczające dokumenty, które spełniają nowoczesne standardy bezpieczeństwa, pozwalają uniknąć kar i ułatwiają kontrolę uprawnionych organów. Nie mówimy tu tylko o pancernej szafie chronionej zamkiem, a cyfrowym przechowywaniu, do którego dostęp mają wszyscy uprawnieni pracownicy jednocześnie. Oczywiste jest, że trudno zapewnić takie możliwości przechowywania dokumentów samodzielnie przez organizację, dlatego powstają usługi, które specjalizują się w udostępnianiu rozwiązań zarządzania danymi dla firm.

Usługi przechowywania dokumentów – przykładowe rozwiązania

Przykładowym rozwiązaniem przechowywania dokumentów jest D.3ecm, który jest pewnego rodzaju elektronicznym magazynem,  w którym można zapisywać akta, korespondencję i inne dokumenty, istotne z punktu widzenia zarządzania firmą. Dostęp elektroniczny nie wymaga tworzenia wielu kopii i dbania o ich przechowywanie. Do cyfrowych dokumentów może mieć dostęp Twoja księgowa, która przeprowadzi złożone analizy za pomocą odpowiednich programów – co znacznie skróci czas pracy i wyeliminuje ryzyko pomyłki. Jednocześnie dokument zobaczy pracownik prowadzący negocjacje z klientem, prowadzący z nim korespondencję czy obsługujący reklamacje. Istotna w nowoczesnych systemach przechowywania dokumentów jest ich integracja i odpowiednie katalogowanie. Dokumentacja klienta w jednym miejscu pozwoli szybciej i bezawaryjnie rozliczyć projekt czy odpowiedzieć na pytanie, które klient zadał. Archiwizacja dokumentów nie będzie stanowiła problemu. W razie kontroli urzędu wszystkie dokumenty będą uporządkowane, bezpiecznie przechowywane i gotowe do sprawdzenia bez konieczności wcześniejszego sprawdzenia. Nowoczesne rozwiązania obsługi dokumentów pozwalają na oszczędności, optymalizują procesy i zapewniają bezpieczeństwo.