Materiał Partnera Standaryzacja – jako czynnik optymalizacji

Standaryzacja – jako czynnik optymalizacji

Standaryzacja może kojarzyć się z usztywnieniem metod pracy, biurokratyzacją oraz zamrożeniem zmian. Tymczasem potraktowana nie jako cel sam w sobie, lecz jako narzędzie do budowania stabilności przynosi wiele korzyści. Jest czynnikiem optymalizującym koszty, eliminującym błędy oraz umożliwiającym wprowadzenie jednolitych standardów jakościowych. Tym samym usprawnia procesy oraz pozwala na lepszą ich kontrolę.

Czym jest standaryzacja?

W sytuacji, w której każdy pracownik wykonuje swoją pracę inaczej, dochodzi do wahań na poziomie wydajności przedsiębiorstwa. Wdrożenie nowego pracownika trwa wówczas dłużej – a tym samym firma ponosi większe koszty związane z nieefektywnymi działaniami. Rozwiązanie? Standaryzacja, czyli system nazwania i ujednolicenia standardów. Nie należy mylić go z normalizacją, ani tym bardziej z biurokratyzacją. Standaryzacja dotyczy wyłącznie wybranej jednostki oraz specjalistów pracujących w jej obrębie. Nie jest również celem samym w sobie, ponieważ wprowadzanie standardów jest procesem ciągłym i dynamicznym, prowadzącym przez drogę doskonalenia do wizji ideału.

Według definicji standaryzacja jest aktualnie najlepszą metodą wykonywania danej pracy, w celu uzyskania wymaganego poziomu jakości. Jest uzgodniona i udokumentowana, ale może się zmieniać – mówi specjalista z firmy doradczej Nova Praxis, która świadczy usługi optymalizacji procesów biznesowych. – Standaryzacja dotyczy procesów, które są powtarzalne i dają się opisać. Proces niekoniecznie musi dotyczyć jednego wyrobu, regularnej powtarzalności o danym dniu i godzinie lub jednego pracownika. Proces dotyczy np. produkcji rzadkiego wariantu wyrobu, szkoleń nowych pracowników lub procesów, a także może być powtarzalny w skali całej firmy, a nie wyłącznie jednego zakładu/oddziału – dodaje ekspert.

Wdrożenie standaryzacji w firmie

Aby standaryzacja przyniosła wymierne korzyści, konieczne jest przygotowanie firmy do wdrożenia zmian organizacyjnych. Należy pamiętać, że nie jest to proces skończony, a dynamiczny. Co więcej, standardy nie mogą być nadmiernie skomplikowane, niezrozumiałe oraz na tyle uproszczone, że zwolnią pracowników z samodzielnego myślenia. Celem ich wprowadzenia jest wyeliminowanie zbędnych czynności, a tym samym wzrost wskaźnika efektywności, związany z szybszą i lepszą jakościowo pracą, co ostatecznie przełoży się na zmniejszenie kosztów.

Bardzo ważne dla wprowadzenia standaryzacji procesów wykorzystywane są dane, które da się zmierzyć oraz opisać. Stąd pierwszym etapem standaryzacji jest przegląd i identyfikacja procesów biznesowych, a także zgrupowanie ich. Kolejnym krokiem jest uporządkowanie i ujednolicenie sposobu działania w kluczowych procesach.  Po opisaniu konkretnych czynności, a także zmierzeniu czasu niezbędnego na ich wykonanie, przeprowadzana jest unifikacja - standaryzacja, czyli ujednolicenie cech, a tym samym zwiększenie uniwersalności danego działania lub wyrobu. Zmniejszenie różnorodności nie wpływa na pogorszenie jakości – dzięki unifikacji powstaje nowa jakość, łącząca w sobie cechy poszczególnych, standaryzowanych jednostek. Ostatnim krokiem jest typizacja, czyli zmniejszenie liczby wariantów. Dzięki temu procesy zostają ujednolicone, wyrównuje i skraca się czas niezbędny na realizację podobnych działań oraz pojawia się możliwość porównania procesów pomiędzy pracownikami, działami lub innymi jednostkami. Standaryzacja sposobu pracy, ścieżek decyzji, zakresów działów, poprawa komunikacji świadomość = bezpieczeństwo.

Korzyści, które niesie standaryzacja

Wśród korzyści, które niesie standaryzacja, na pierwszy plan wysuwa się wzrost wskaźników efektywności i jakości, a także zmniejszenie kosztów przedsiębiorstwa. Jednocześnie procesy wykonawcze zostają usprawnione, działania mało lub nieefektywne wyeliminowane, a przeprowadzanie kontroli jest łatwe i skuteczne. Osoby nowo zatrudnione, które zostają wprowadzone w nowe obowiązki, rozpoczynają pracę szybciej, ponieważ dokładnie wiedzą, jak należy ją wykonywać. Zwiększa się również efektywność pracy, a pracownicy osiągają lepsze wyniki, co przekłada się na korzyści finansowe oraz stałe podnoszenie jakości produktów lub usług.

Należy jednak pamiętać, aby standaryzacja nie stała się czynnikiem zatrzymującym zmiany. Powinien być to proces dynamiczny, dzięki czemu nie pogorszy się skuteczność w reagowaniu na szybko zachodzące zmiany, a wśród pracowników nie zaniknie inicjatywa do poszukiwania nieszablonowych rozwiązań. Wprowadzenie standardów pracy jest jednym z czynników ułatwiających optymalizację i chwilowym podparciem, dzięki któremu można prowadzić proces ciągłego doskonalenia.

Podziel się