Rozliczanie delegacji w rękach specjalistów z biura rachunkowego

Choć żyjemy w dobie wszechobecnej komunikacji internetowej to nie da się ukryć, że podróże służbowe stanowią wciąż niezbędny element funkcjonowania większości firm na rynku krajowym i światowym. Nie należy jednak zapominać, że delegacja wiąże się z wykonywaniem obowiązków poza stałym miejscem zatrudnienia (w innej miejscowości lub w innym kraju), a co za tym idzie niesie ona ze sobą wydatki, które powinny zostać rozliczone z pracodawcą w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami.

Czym jest delegacja służbowa?

Delegacja to inaczej podróż służbowa pracownika wykonywana na polecenie pracodawcy, gdzie najczęściej mowa jest o kilkudniowym wyjeździe, podczas którego pracownik ma postawiony przed sobą cel związany z obowiązkami służbowymi. Warto przy tym wspomnieć, że niekiedy delegacja mylona jest z pojęciem oddelegowania, które jednak zazwyczaj wiąże się z dopisaniem aneksu do umowy o pracę, który mówi o tym, że przez jakiś czas pracownik będzie wypełniał swoje obowiązki w innym miejscu, wykonując tę samą pracę, co w dotychczasowej siedzibie firmy.

Delegacje to podróże, które mogą odbywać się zarówno na terenie kraju, jak i poza jego granice, przy czym niezależnie od tego, czy wyjazd pracownika jest krajowy, czy zagraniczny, przysługuje mu zwrot kosztów poniesionych w trakcie podróży. Oczywiście zazwyczaj delegacje zagraniczne wiążą się w wyższymi wydatkami, a co za tym idzie przepisy ustalają odrębne kwoty zwrotów w zależności od tego, do jakiego kraju wyjechał pracownik. Dodatkowo trzeba mieć świadomość, że delegacja nie dotyczy pracowników na co dzień pracujących w terenie i przemieszczających się między różnymi miejscowościami, gdyż jest to określenie odnoszące się do osób na co dzień pracujących stacjonarnie. Warto tutaj także wspomnieć, że oprócz pracownika, wyjazd służbowy może dotyczyć również pracodawcy i w takim przypadku koszty delegacji służbowej są liczone nieco odmiennie, gdyż wyjazd pracodawcy, aby mógł zostać potraktowany jako koszt firmowy, musi być rozliczony na podstawie rachunków i faktur.

Delegacja nierozerwalnie wiąże się z wydatkami, których wysokość nie zawsze można przewidzieć, a jako że zadanie to pracownik realizuje na polecenie pracodawcy, koszty te muszą zostać rozliczone w ramach firmowej księgowości, co nie zawsze jest proste i oczywiste. Dlatego też wielu przedsiębiorców zleca rozliczenie delegacji specjalistom z biur rachunkowych, takich jak Onyks Grażyna Jasik.      

O czym pamiętać rozliczając delegację ?    

Podstawowymi elementami podróży służbowej, które należy rozliczyć w firmie
jest wyżywienie, koszty przejazdów i noclegów, stanowiące typowe wydatki, jakie ponosi firma w związku z wyjazdem pracownika. Warto również pamiętać, że rozliczenie delegacji krajowej i zagranicznej jest podobne (zatrudnionym przysługuje zwrot poniesionych wydatków za te same elementy wyjazdu), ale inne są kwoty i niektóre zasady rozliczeń. Nie należy przy tym także zapominać, że podstawą prawidłowego rozliczenia delegacji jest właściwe udokumentowanie wszystkich wydatków (bilety, rachunki, faktury), a co za tym idzie tylko odpowiednie dokumenty potwierdzające koszty jakie zostały poniesione są podstawą do ich zwrotu. Nie da się jednak ukryć, że podstawowym pojęciem pojawiającym się wszędzie tam gdzie istnieje potrzeba rozliczenia podróży służbowych, są diety, gdzie w przypadku delegacji krajowej dieta pracownicza wynosi minimalnie 30 zł za dobę podróży i przysługuje w całości jeśli delegacja pracownicza trwa ponad 12 godzin oraz w wysokości 50% jeżeli trwa 8 – 12 godzin. W przypadku podróży zagranicznej dieta liczona jest nieco inaczej - do 8 godzin przysługuje 1/3 diety, między 8-12 godzin – 1/2 diety, zaś ponad 12 godzin – 100% diety. Niekiedy także pracownik odbywa podróż służbową własnym samochodem, a co za tym idzie w takiej sytuacji rozliczenie kosztów delegacji odbywa się na podstawie tzw. kilometrówki (nie ma tu znaczenia, czy był to wyjazd zagraniczny czy krajowy).

Rozliczanie delegacji musi odbywać się z zachowaniem określonych terminów, przy czym choć rozliczenie podróży służbowej uwzględnia dwie sytuacje (rozliczenie zaliczki, o ile pracownik taką zaliczkę otrzymał oraz rozliczenie kosztów delegacji i diet przez pracodawcę, a także zwrot środków pracownikowi), to czas na rozliczenia delegacji i otrzymanej przez pracownika zaliczki, wynosi 14 dni od momentu powrotu pracownika z delegacji. W tym czasie powinien on przedstawić wszystkie koszty delegacji, jakie poniósł.

Rozliczanie podróży służbowej to dość wymagające zadanie, którego realizację regulują przepisy prawa, a co za tym idzie warto zadbać, aby było ono przeprowadzone przez doświadczonych fachowców, świadczących usługi z zakresu obsługi księgowo – kadrowej firm.