Prowadzenie księgowości uproszczonej w wersji KPiR

Księgowość uproszczona dostępna jest dla małych i średnich podmiotów gospodarczych, które mają do wyboru narzędzia takie jak karty podatkowe, ryczałt ewidencjonowany oraz księgi przychodów i rozchodów. To właśnie one są najbardziej popularne, a wiążą się z wieloma obowiązkami, które musi wypełniać firma prowadząca KPiR. Poznaj najważniejsze zasady.

Jakie podmioty mogą prowadzić księgi przychodów i rozchodów?

Księgi przychodów i rozchodów mają obowiązek prowadzić osoby fizyczne, działające na zasadzie samozatrudnienia. KPiR dedykowane są również dla spółek cywilnych, jawnych i partnerskich, oraz dla osób, które wykonują działalność gospodarczą w formie agencji. Księgami przychodów i rozchodów objęte są także osoby duchowne, które zrzekły się opłacania zryczałtowanego podatku dochodowego, oraz osoby prowadzące specjalne działy produkcji rolnej.

Pamiętać przy tym należy o limicie dwóch milionów euro przeliczanych ze złotówek według kursu ogłaszanego przez NBP. Przychód przekraczający podaną kwotę w poprzednim roku obrotowym wymaga od podmiotu gospodarczego przejście na księgowość na zasadach ogólnych (księgi handlowe).

Z jakich elementów składa się KPiR?

Budowa ksiąg przychodów i rozchodów jasno jest wyszczególniona w załączniku nr 1 Rozporządzenia Ministra Finansów. Ewidencja ta jest bardzo klarowna i prosta do księgowania a składa się z 16 kolumn. To w nich zapisywane są między innymi daty księgowania wydatków, numery faktur VAT, nazwy kontrahentów, rodzaje przychodów, kwoty przychodów ze sprzedaży towarów, wartości zakupionych towarów i materiałów czy wartości wynagrodzeń brutto wypłaconych pracownikom. Każda z kolumn posiada zatem swoje przeznaczenie, które nie może być przez księgowego zmieniane.

Nie tylko jednak kolumnowa rozpiska obejmuje księgi przychodów i rozchodów. Przedsiębiorcy są zobowiązani także do prowadzenia:

• ewidencji środki trwałych i wyposażenia,
• ewidencji kosztów i przychodów,
• ewidencji podatków od towarów oraz usług,
• rozliczeń z urzędem skarbowym i ZUS-em,
• rozliczeń pracowników i właścicieli.

Księgi przychodów i rozchodów w formie elektronicznej

Przy księgowości uproszczonej szczególnie warto rozważyć współpracę z biurami rachunkowymi, które zagwarantują pełną obsługę rachunkową oraz kadrowo-płacową. Warto zgłosić się o wsparcie do CENTRUM KSIĘGOWEGO, które zapewnia prowadzenie KPiR w polecanej formie elektronicznej. Taka wersja pozwala zoptymalizować koszty księgowe, gwarantując szybkie rejestrowanie ruchów gospodarczych firmy w specjalnym oprogramowaniu. Istotne przy tym jest to, że opcja ta nie wymaga bezpośredniego kontaktu firmy z biurem rachunkowym. Kooperacja może odbywać się w 100% zdalnie.

Aby jednak prowadzić KPiR w formie elektronicznej trzeba spełnić kilka zasad wyznaczonych w przepisach. Przede wszystkim program księgowy musi posiadać pisemną instrukcję obsługi. Musi on również umożliwiać prosty podgląd cyfrowy oraz możliwość przekonwertowania danych do wersji papierowej. Nośnik magnetyczny i pamięć muszą być trwałe i odporne na zniszczenia, a wydruki muszą być uszeregowane chronologiczne. Elektroniczne KPiR muszą spełniać także przepisy RODO.