Porządek w biurze - jak się za to zabrać?

Aby praca w całym biurze była bardziej efektywna, przyjemna i aby nie kojarzyła się z brudem i chaosem, warto pomyśleć nad sposobem utrzymywania porządku w całym lokalu. Atmosfera w naszym biurze w dużej mierze zależy od tego, czy jest w nim ład, czy wszystko jest odpowiednio ułożone i nie zajmuje niepotrzebnie miejsca. Wprowadzenie kilku nowych zasad dla współpracowników powinno być dobrym rozwiązaniem, które tak naprawdę przyniesie same korzyści, nawet jeśli na początku wydaje nam się, że wystarczy ciężka praca i szkoda czasu na porządki. A zatem, jak utrzymać biuro w dobrym stanie?

Biurka

Skoro biuro, to z pewnością znajdują się w nim biurka, od których wzięła się nazwa całego lokalu. Czyste biurko jest równie ważne, a może nawet ważniejsze od umytej podłogi i od pościeranego kurzu. Wielu pracowników nie potrafi do końca organizować swojego miejsca pracy, przez co po biurkach walają się różne nieposortowane papiery, rachunki, kubki po kawie. To wszystko rozprasza, nie wpływa z całą pewnością pozytywnie na wydajność wykonywanej pracy i to nie tylko ze względu na to, że pracownik może spędzić duży procent czasu przebywania w biurze na rozglądaniu się dookoła, ale też dlatego, że nasz umysł nie potrafi pracować na pełnych obrotach gdy zdaje sobie sprawę z tego, iż wiele rzeczy które widzi są w miejscu, w którym nie pasują. Przestrzeń robocza powinna być schludna i minimalistyczna, a więc na biurku powinien znaleźć się komputer, jakiś notes, długopis czy pióro i mniejsze rzeczy, które w danym momencie mogą okazać się przydatne.

Pliki na komputerze, nie w biurze

Wszystkie umowy, sprawozdania, raporty, faktury i tak naprawdę cała dokumentacja, mogłaby znaleźć się w naszych komputerach, na popularnych dyskach google, czy dropbox. Wystarczy poświęcić trochę czasu na zorganizowanie takiej pracy, utworzenie schematów, odpowiednie posegregowanie folderów, a nasza praca od razu zacznie stawać się prostsza i w naszym biurze będzie czyściej. Nie będą walać się dookoła niepotrzebne papiery i dokumenty, nie będzie problemu z tym, że kartka się zgubi, a nasi pracownicy nie będą poświęcać czasu na przechadzanie się z miejsca na miejsce w poszukiwaniu niezbędnej dokumentacji. Większość młodych ludzi woli pracować w ten sposób i są do tego przyzwyczajeni, lub chętnie to wprowadzą i docenią innowacyjne rozwiązania, które zaimplementujemy w naszą organizację.

Bardzo dobrym pomysłem jest bez wątpienia skorzystanie z usług organizacji akt, oraz przechowywanie dokumentów, oferowanych przez takie firmy jak np. Archiwum JP Usługi archiwizacyjne, przechowywanie akt. Pozwoli to zaoszczędzić sobie sporo pracy, oraz miejsca w naszym własnym biurze.