Mapowanie procesów krok po kroku

Mapowanie procesów biznesowych jest złożone i wymaga przeprowadzenia poszczególnych czynności, które warto zlecić specjalistom. Zajmą się oni m.in. analizowaniem i mapowaniem procesów AS IS, a także zbadają realne potrzeby technologiczne danego przedsiębiorstwa. Firma decydująca się na wdrożenie nowego systemu informatycznego otrzyma również wymagania, jakie powinien spełniać dany system.

Procesy AS IS

Niezwykle istotne jest, aby procesy AS IS były dokładnie przeanalizowane, bowiem to staje się punktem odniesienia. Zajmie się tym zespół profesjonalistów takich jak analitycy z Nova Praxis, którzy zadbają o przeprowadzenie niezbędnych spotkań analitycznych w celu zidentyfikowania procesów i ich późniejsze opisanie. W trakcie mapowania procesów biznesowych wykorzystuje się notację BPMN w celu wizualizacji operacji wewnątrz procesów oraz powiązań między działami. Każda operacja jest przez specjalistów w tym zakresie dokumentowana, co pozwala na wychwycenie wszelkich nieprawidłowości i wskazanie marnotrawstwa czasu pojawiającego się przy poszczególnych działaniach.

Tak sporządzone materiały są przekazywane i przedstawiane w taki sposób, by były czytelne dla pracowników biznesowych i umożliwiały im zrozumienie opracowanych rekomendacji i powiązań między działami. W ten sposób uzyskiwany jest realny obraz firmy oraz każdego aspektu jej funkcjonowania. W ramach przeprowadzanych analiz pod uwagę brane są także możliwości technologiczne.

Odpowiednia koncepcja

Po przeprowadzeniu analizy procesów AS IS konieczne jest skonstruowanie koncepcji docelowej, tj. model procesów „TO BE”. Szereg przygotowanych rozwiązań dla przedsiębiorstwa daje możliwość zlokalizowania poszczególnych nieprawidłowości w funkcjonowaniu firmy, które muszą być wyeliminowane niezależnie od planowanego wdrożenia systemu. Firmy często szukają rozwiązania w gotowym systemie klasy ERP, CRM. Tymczasem firmy są stanie wykorzystywać swoje rozwiązania informatyczne w 40-50% czasu pracy swoich pracowników. Kluczowe jest zatem to, aby wdrażany nowy system informatyczny mógł wspierać obsługę procesów w możliwie najszerszym  zakresie – jest to ważne, bowiem w wielu przypadkach okazuje się, że nowy system jest jedynie nowym i drogim narzędziem, które nadal funkcjonuje w stary sposób, co nie przynosi oczekiwanego zwiększenia efektywności.

Ostatnim krokiem jest zaplanowanie wdrożenia zmian wg opracowanej wcześniej mapy procesów „TO BE”. Plan wdrożenia zmian staje się realnym planem działania zwiększające efektywności, uwzględniając przy tym konieczne zmiany zarówno w samej organizacji działania poszczególnych działów, jak i w części dotyczącej systemów informatycznych. 

Takie podejście do wdrażania zmian w firmie przede wszystkim oszczędza czas wielu ludzi wewnątrz organizacji, przy presji czasu postawionej przez dostawcę systemu ERP czy CRM.