Jak skutecznie i bezpiecznie niszczyć firmowe dokumenty?

Operowanie poufnymi danymi klientów i kontrahentów to ważny aspekt działalności każdej firmy. Najczęściej przyjmują one formę rozmaitych dokumentów oraz wydruków komputerowych, ale mogą znajdować się na nośnikach pamięci, na przykład USB czy płytach CD. Należy przy tym pamiętać, że dbałość o bezpieczeństwo tych informacji powinna obejmować nie tylko ich przechowywanie, ale też niszczenie.

RODO a firmowe dokumenty

W maju 2018 roku w życie weszło Rozporządzenie Ochrony Danych Osobowych, powszechnie znane jako RODO. Jego wprowadzenia nie można było nie zauważyć, a to ze względu na aktualizację polityki wszystkich podmiotów, które nasze dane przechowują. Każdy z nas był informowany – najczęściej drogą mailową – o zmianach dotyczących zarządzania poufnymi danymi przez portale społecznościowe oraz wszelkie inne firmy czy instytucje, którym je udostępniliśmy. RODO reguluje kwestię wewnętrznych procedur postępowania z dokumentami firmie. Dotyczy to zatem zarówno ich właściwego przechowywania, jak i niszczenia.

Zgodnie z treścią RODO wszystkie dane poufne, zawierające dane osobowe, nie mogą być przechowywane przez okres dłuższy niż to niezbędne. Do tej grupy dokumentów zaliczamy między innymi:

• oferty,
• dokumentację kontraktową,
• faktury i paragony,
• spersonalizowane dokumenty reklamowe,
• dokumenty podatkowe i księgowe,
• podpisane dokumenty,
• notatki, wydruki oraz kopie złej jakości.

Pamiętać ponadto należy o tym, że niszczenie dokumentów również musi odbywać się według odpowiednich procedur. Naruszenie postanowień RODO grozi karą finansową sięgającą 4% całkowitych rocznych przychodów firmy.

Prawidłowe niszczenie dokumentów

Zdecydowana większość danych jest sporządzana i przechowywana w wersji papierowej. Oznacza to, że w wielu przypadkach dokumenty takie wyrzucane są do zwykłego śmietnika, co w świetle regulacji RODO jest niedopuszczalne. Trudności techniczne sprawia również niszczenie dokumentacji na nośnikach elektronicznych – niszczenie płyt CD, DVD, kaset VHS czy nośników USB nie jest łatwe w warunkach biurowych. Konieczne jest zatem wprowadzenie wewnętrznych procedur postępowania z dokumentami. Za ich pomocą pracownicy, a do nich należy obowiązek właściwego zarządzania przetwarzanymi dokumentami i materiałami, będą w stanie ocenić, czy mogą one zostać wyrzucone, czy też wymagają trwałego zniszczenia.

Nie ma tu przy tym jednej oczywistej odpowiedzi, jakimi kryteriami się kierować, ponieważ każda branża operuje innym rodzajem informacji o rozmaitym znaczeniu dla bezpieczeństwa naszych danych. Możemy jednak wskazać sposób działania w przypadku dokumentów zawierających poufne dane, a które należy zniszczyć w sposób uniemożliwiający odtworzenie zawartości. Powinniśmy zaangażować do tego firmę, która prowadzi usługi z zakresu niszczenia dokumentów i archiwów, taką jak firma Eko-Wtór. Zwrócić należy uwagę na to, czy wybrane przedsiębiorstwo ma certyfikat zaświadczający o bezpiecznym przetwarzaniu danych. Profesjonalne niszczenie dokumentów obejmuje zapewnienie odpowiednich pojemników na dokumenty w każdej formie, bezpieczny transport oraz utylizację.