Jak rejestrować czas pracy w firmie?

Rejestracja czasu pracy może być prowadzona w tradycyjny, komputerowy sposób lub za pomocą nowoczesnych rozwiązań dostarczanych przez branżę IT. Czytniki kart RFID importują dane o godzinach rozpoczęcia i zakończenia pracy do dedykowanej aplikacji, która pozwala w łatwy i intuicyjny sposób zarządzać personelem. Taka metoda rejestracji czasu pracy może być stosowana zarówno w dużych korporacjach, jak i niewielkich przedsiębiorstwach.

Jak działa system monitorowania czasu pracy?

System rejestrujący czas pracy projektowany jest pod konkretnego klienta i jego potrzeby. Aplikacja i urządzenia są dostosowywane do ilości wejść i liczby zatrudnionych pracowników. Do działania elektronicznej ewidencji potrzebny jest czytnik, który montuje się przy drzwiach wejściowych i wyjściowych do budynków oraz karty RFID, które muszą posiadać wszyscy pracownicy. Każda osoba rozpoczynająca lub kończąca pracę musi zeskanować swoją kartę, a czytnik przekazuje zebrane informację do aplikacji obsługiwaną przez dział personalny lub właściciela firmy. Elektroniczna rejestracja pozwala na efektywne zarządzanie czasem pracy poprzez możliwość sprawdzenia statystyk oraz kontrolowania urlopów i zwolnień lekarskich.

Specjaliści z firmy Keysys projektującej nowoczesne systemy zarządzania czasem pracy podkreślają, że karta RFID wydawana pracownikom może służyć także jako identyfikator firmowy oraz przepustka do pomieszczeń wyposażonych w zamek ze skanerem. Czytniki kart mogą być umieszczone nie tylko na terenie zakładów. Dostępne są także skanery mobilne, które pozwalają na monitorowanie czasu pracy osób pracujących w delegacjach lub w terenie. Czytniki mobilne są wstrząsoodporne, wodoodporne i zasilane wydajnym akumulatorem.

Zalety elektronicznej ewidencji czasu pracy

Nowoczesny system ewidencji czasu pracy pozwala nawet na zdalne zarządzanie personelem. Do działania aplikacji wystarczy dostęp do internetu, zatem zbędne stają się kontrole pracowników w miejscu pracy. Z poziomu aplikacji dostępne są informacje o aktualnie aktywnych pracownikach oraz o ich liczbie w poszczególnych działach. System umożliwia także podgląd statystyk z określonego zakresu czasowego, co dodatkowo wspiera efektywne zarządzanie.

Dzięki stosowaniu elektronicznej rejestracji czasu pracy kadra zarządzająca lub właściciel firmy mają dostęp do informacji o urlopach pracowników, mogą także zaznaczać w kalendarzu planowane nieobecności i przygotowywać grafik z uwzględnieniem absencji poszczególnych osób. Takie rozwiązanie ułatwia zatem obieg informacji znacznie skuteczniej niż papierowy wniosek urlopowy.