Jak przebiega współpraca z biurem rachunkowym?

Z miesiąca na miesiąc obserwujemy wzrost zainteresowania usługami biur księgowych zarówno wśród osób fizycznych, jak i podmiotów gospodarczych. Spowodowane jest to licznymi korzyściami, jakie osiągają firmy, które zdecydowały się zmienić sposób rozliczania firmy. Outsourcing usług księgowych przynosi przede wszystkim korzyści finansowe. Zastanówmy się, jak powinna przebiegać współpraca z biurem rachunkowym?

Sprawdź legalność biura, zanim zlecisz prace

W przypadku prowadzenia firmy, możliwe są różne sposoby rozliczeń operacji gospodarczych. Charakteryzują się one różnym stopniem złożoności, jednak to, co je łączy to fakt, że bez względu na sposób prowadzenia rozliczeń firmy, wszelkie operacje gospodarce powinny być przeprowadzane rzetelnie, terminowo i przede wszystkim bezbłędnie. Chcąc mieć pewność, że współpraca z biurem rachunkowym, czyli zewnętrznym księgowym, będzie odbywać się na najwyższym z możliwych poziomów, należy zbadać legalność funkcjonowania biura. Każe biuro rachunkowe działające na terenie kraju, powinno mieć certyfikat Ministerstwa Finansów, Stowarzyszenie Księgowych w Polsce oraz ubezpieczenie OC.

Zarówno certyfikat, jak i ukończone kursy i specjalizacje pozwalają mieć pewność, że pod każdym względem prowadzone przez biuro rozliczenia będą poprawne pod względem merytorycznym i formalnym. Dla firmy, jako klienta istotne powinno być nie tyle sprawdzenie ilości czynności, jakie wykonuje biuro, ile sprawdzenie przygotowania merytorycznego zatrudnianego zespołu specjalistów. Przepisy w rachunkowości zmieniają się niezwykle dynamicznie i wymagają stałego aktualizowania stanu wiedzy pracowników. Przykładem firmy, która zatrudnia fachowców z każdej praktycznie gałęzi rachunkowości, jest firma Usługi Księgowe Ewa Zapadka.

Jakie są obowiązki właściciela firmy zlecającego księgowość firmie zewnętrznej?

Nie tylko pracownicy biura rachunkowego mają obowiązki wobec firm zlecających prowadzenie księgowości. Właściciele firm muszą przede wszystkim pamiętać o dostarczeniu wszelkich niezbędnych dokumentów niezbędnych do rozliczenia operacji gospodarczych w firmie. Są to nie tylko faktury sprzedaży, ale również należy dostarczyć kopie umów kupna-sprzedaży, umów leasingowych, aktów notarialnych, czy też umów spółki.

Decydując się na współpracę z danym biurem rachunkowym, należy pamiętać o konieczności zawarcia umowy ubezpieczenia OC za szkody wyrządzone w związku z prowadzoną działalnością. Drugą istotną sprawą podczas podpisywania umowy o współpracy powinno być dokładne określenie ilości godzin przysługującego podmiotowi wsparcia merytorycznego oraz godziny funkcjonowania biura rachunkowego, w których z tych porad można skorzystać. Warto pamiętać, że zakres współpracy z biurem księgowym może być szeroki, lub ściśle określony na dany zakres usług typu księgowość, doradztwo podatkowe, doradztwo finansowe bądź też obsługa kadrowa.