Jak prowadzić dokumentację płacową dla każdego pracownika?

Dokumentacja płacowa jest niezwykle ważna w przypadku każdego przedsiębiorstwa, które zatrudnia pracowników. Stanowi zabezpieczenie dla pracownika, jak i cenne źródło informacji dla pracodawcy. Pozwala przede wszystkim na określenie, czy wszystkie wynagrodzenia oraz dodatkowe premie zostały wypłacone zgodnie z ustalonymi w umowie o pracę stawkami. W jaki sposób jako właściciel firmy powinieneś prowadzić akta płacowe?

Co powinna zawierać dokumentacja płacowa każdego pracownika?

Najbardziej istotna jest informacja na temat czasu pracy danej osoby. Powinna być zwarta w formie karty ewidencji, na której należy umieścić:

• obecność i ilość przepracowanych przez pracownika godzin w danym dniu,
• rozkład pracy (dniówki, nocki, dni powszednie, niedziele i święta itd.),
• wszelkie nadliczbowe godziny pracy,
• informację o urlopach, zwolnieniach lekarskich i innych usprawiedliwionych nieobecnościach,
• informację o nieusprawiedliwionych nieobecnościach,
• załączniki w formie wniosków o udzielenie wolnego.

Oprócz karty ewidencji czasu pracy dokumentacja płacowa musi zawierać imienną listę wypłacanych wynagrodzeń oraz różnego rodzaju premii czy innych dodatków.

Czym jest lista płac?

Jest to termin dość elastyczny, gdyż nie zostało dokładnie wyznaczone, według jakich sztywnych reguł musi być ona prowadzona. Ważne jest, aby zapisane w niej informacje pozwalały na swobodne rozliczenia wobec ZUS oraz Urzędu Skarbowego.

Standardowa lista płac składa się ze stałych elementów, takich jak:

• nazwa pracodawcy,
• poszczególne numery stron,
• oznaczenie listy płac,
• miesiąc, którego dotyczy dana lista,
• data sporządzenia listy,
• podpis osoby sporządzającej,
• podpis osoby akceptującej.

W przypadku, kiedy wynagrodzenie nie jest przelewane na konto pracownika, niezbędny jest również podpis pracownika, potwierdzający otrzymanie pieniędzy.

Prawidłowo sporządzona lista płac opiera się na określeniu wynagrodzenia brutto dla każdego pracownika. Składa się na nie płaca zasadnicza oraz dodatki w formie premii czy nadgodzin. Następnie należy ustalić kwotę netto, którą otrzyma dany pracownik. Wylicza się ja po odjęciu wszystkich potrąceń i składek na rzecz pracownika (ubezpieczenie społeczne, zdrowotne, podatek dochodowy itp.). Tego typu lista musi być przygotowywana osobno na każdy miesiąc rozliczeniowy.

Jak uniknąć pomyłki?

Prowadzenie dokumentacji firmowych jest zadaniem skomplikowanym, zwłaszcza dla osób dopiero rozpoczynających przygodę z prowadzeniem firmy lub zatrudniających dużą ilość pracowników. Jeśli nie czujesz się na siłach, aby samodzielnie sprostać zadaniu, warto zdecydować się na usługi profesjonalistów, takich jak warszawski LUKAN. Nie tylko zaoszczędzisz swój czas, ale również zyskasz pewność, że wszystkie sprawy dotyczące płac będą przygotowywane zgodnie z prawem i z zachowaniem zasad bezpieczeństwa zarówno po stronie pracownika, jak i pracodawcy.