Materiał Partnera Jak odnaleźć dokumenty sprzed lat - sposoby archiwizacji dokumentów

Jak odnaleźć dokumenty sprzed lat - sposoby archiwizacji dokumentów

Każde przedsiębiorstwo, bez względu na wielkość czy sektor działalności, zobowiązane jest do bezpiecznego przechowywania dokumentów przez zadany ustawowo okres. Każdy dokument musi być sklasyfikowany i zarchiwizowany. Część przechowuje się kilka lat, inne przez cały okres funkcjonowania firmy. Dzisiejsza technika daje sam wybór co do sposobu przechowywania. Co warto wybrać i dlaczego?

Archiwizacja w formie papierowej dla małych firm

Wersja papierowa Jest najprostszą formą katalogowania akt, tworzenia zbiorów archiwizacyjnych. Ma ona swoje zalety, ale nie jest pozbawiona wad. Jak każde z możliwych rodzajów, sposobów porządkowania dokumentów wymaga przygotowania w postaci selekcji i oznaczenia dokumentów mających wejść do archiwum. Musi być sporządzony ich wykaz w formie zestawienia pisemnego, które będzie określało:

  • Rodzaj numer porządkowy dokumentu,
  • Przeznaczenie,
  • Położenie w archiwum.

Nawet jeśli firma jest niewielka, ilość generowanych dokumentów jest tak duża, że brak jasno i przejrzyście przyjętego sposobu przechowywania akt może wiązać się z utratą kontroli nad historią firmy. W małych firmach wystarczy prowadzić katalog w formie papierowej, rocznej, ale im większa ilość dokumentów, działów w firmie, które podlegają archiwizacji współzależnej, powoduje, że forma papierowa jest ułomna, nie daje płynności dostępu do przechowywanych dokumentów z różnych okresów życia firmy. Obsługa fizyczna zbiorów  przechowywanych metodą papierową w dużych firmach, nastręcza wiele problemów, wynikających z trudnością znalezienia i udostępnienia konkretnych dokumentów. Zajmuje ona dużo więcej czasu względem archiwizacji elektronicznej, powoduje kolizje pracownicze w dostępie do dokumentów. Możliwe są ich zaginięcia. Do wad należy również samo zajmowanie miejsca, co w przypadku dużych instytucji ma charakter wielkopowierzchniowy, a więc generuje koszt najmu budynku.

Archiwizacja komputerowa – porządek w dokumentacji

Wtedy baza danych, czyli wykaz dokumentów, zaleca się prowadzić w formie komputerowej, oczywiście dokumenty nadal pozostają w oryginalnej, papierowej wersji. Jak tłumaczą właściciele firmy Archiwizacja-Kozikowski, Mirosława i Roman Kozikowscy, chodzi tu o komputerowe prowadzenie katalogów i wprowadzania podwójnego oznakowania dokumentów (w arkuszu programu archiwizującego i na oryginale przechowywanego dokumentu). Główną zaletą takiej formy zbierania danych jest niższy koszt przygotowania takiego archiwum – i zdecydowanie niższa czasochłonność. Oczywiście dokumenty o charakterze historycznym i szczególnej wartości muszą być obligatoryjnie przechowywane w oryginalnej, papierowej formie.

Zalety elektronicznej archiwizacji dokumentów

Koszt stworzenia tego rodzaju archiwum jest dość wysoki i wynika z dużej jego pracochłonności, a mianowicie, aby stworzyć takie archiwum, dokumenty należy zeskanować, czyli przetworzyć w ich elektroniczną wersję, usystematyzować, opisać, tak aby były dostępne, łatwe do odnalezienia o każdym czasie. Baza danych jest  narażona na awarie sprzętu i ataki wirusów. Dlatego usługi archiwizacji dokumentów najbezpieczniej powierzyć specjalistom, którzy zadbają o bezpieczeństwo naszych newralgicznych z punktu widzenia funkcjonowania firmy dokumentów.

Wersja elektroniczna staje się standardem w archiwizowaniu i przechowywaniu dokumentacji. Jej działanie sięga najmniejszych nawet firm. Do zalet takiego sposobu działania zaliczyć należy:

  • Łatwy i szybki dostęp do wybranych dokumentów, jednoczesny dla kilku osób. Przekłada się to na wygodę i komfort,
  • Odpowiednio pielęgnowane zasoby serwerowe sprawiają, że przechowywanie jest bardzo długie, bez uszczerbku na jakości,
  • Oszczędność - za miejsce na serwerze oraz konserwację bazy danych zapłacimy mniej niż za fizyczne miejsce w budynku.

Dzisiejsze metody ochrony przed takimi zagrożeniami są bardzo skuteczne, jednak wymagają stałej opieki informatycznej. Dlatego też najrozsądniej skorzystać w tym zakresie z usług zewnętrznej, wyspecjalizowanej firmy. Ten sposób archiwizacji jest coraz częściej wybierany w zasadzie przez wszystkie sektory. Gwarantuje porządek i bezpieczeństwo przechowywanych danych.

Opracowanie:

Podziel się