4831452

Archiwizacja danych to nic innego, jak ich przeniesienie w inne miejsce w pamięci masowej, w celu długotrwałego przechowywania. Archiwizować można m.in. dokumenty, pocztę elektroniczną, czy bazy danych. Archiwizacja dokumentów wymaga od pracowników sporego nakładu pracy oraz dużej skrupulatności. Jeżeli nie chcesz, aby olbrzymie stosy dokumentacji firmowej i księgowej zajmowały wielu biurowych mebli, wybierz najlepszy sposób archiwizacji danych.

Jakie wyróżniamy sposoby archiwizacji danych?

Na rynku dostępnych jest wiele typów nośników, które umożliwiają archiwizowanie zapasowych kopii firmowych lub prywatnych dokumentów. Kiedyś bardzo popularnym nośnikiem danych były dyskietki, a potem płyty CD i DVD, które nadal są wykorzystywane przez archiwa, uczelnie i wiele biur, jednak coraz rzadziej. Są to jedne z najbardziej nietrwałych metod, gdyż dyski optyczne łatwo jest uszkodzić. Poza tym większość nowoczesnych komputerów nie posiada już napędu CD, a stosunkowo niewiele osób decyduje się na jego zakup. Do dyspozycji są również pendrive’y oraz karty SD, jednak z powodu niewielkich rozmiarów bardzo lubią się gubić. Dobrym pomysłem może być zakup przenośnego dysku twardego, tj. dysku zewnętrznego HDD lub SSD, który podpina się do komputera dedykowanym przewodem – najczęściej USB. Niektóre dyski pozwalają na automatyczne tworzenie kopii zapasowych, a także szyfrowanie, czy ochronę hasłem.

Częstą praktyką archiwizacji danych jest nie tylko robienie kopii zapasowych, ale również przechowywanie danych na dwóch komputerach lub archiwizowanie dokumentów w wersji papierowej, co nie jest najlepszym zabezpieczeniem przed utratą dokumentów. Bardzo popularną praktyką w obecnych czasach jest przechowywanie danych w chmurze – wystarczy kopie plików przesłać do sieci, co sprawia, że masz do nich dostęp o każdej porze dnia i nocy bez względu na to, z jakiego urządzenia korzystasz. Jest to dużo lepsze rozwiązanie niż przechowywanie danych na zawodnych urządzeniach, które mają określoną żywotność.

Cyfrowa archiwizacja danych

Wiele osób prywatnych i firm chcąc zadbać o bezpieczeństwo danych, najczęściej decyduje się na cyfrową archiwizację danych, która umożliwia umieszczenie całej dokumentacji w jednym miejscu. Co więcej, elektroniczny obieg dokumentów pozwoli uporządkować ważne informacje i ułatwi ich wyszukiwanie. Duży wzrost pojemności nośników danych oraz wzrost szybkości połączenia internetowego otworzył przed archiwistyką wiele nowych możliwości. Każdy nas chciałby, aby jego dane były całkowicie bezpieczne i dostępne w dowolnym czasie dla upoważnionych osób.

Jak zauważa przedstawiciel firmy Scan Centre, która zajmuje się kompleksową digitalizacją dokumentów: realizowana przez nas e-archiwizacja i skanowanie obejmują metrykowanie, dzięki któremu po charakterze pisma lub kodach kreskowych można szybko wyszukać wybrany dokument. Elektroniczne archiwum dokumentów to doskonałe rozwiązanie dla osób ceniących sobie funkcjonalność, porządek i przejrzystość.

E-archiwizacja wiąże się również z wygodą obsługi i umożliwia przede wszystkim wgląd w konkretne arkusze, do których dostęp uzyskuje się przy pomocy udostępnianych autorskich danych do logowania. To sprawia, że dostęp do dokumentów będzie możliwy z każdego miejsca na świecie.