SAM, czyli oprogramowanie pod kontrolą
Informatyka i telekomunikacjaSAM to nic innego jak zestaw praktyk biznesowych związanych z procesami i procedurami zarządzania licencjami, kosztami, jak również ewidencjonowaniem sprzętu i oprogramowania wykorzystywanego w firmie. Wszystkie te elementy mają wiele wspólnych punktów styku, a jednocześnie muszą uwzględniać firmową politykę zarządzania dostępem do danych oraz przydzielania uprawnień pracownikom dla o szczególnych aplikacji.
SAM jest więc ważne dla każdej firmy, która licencjonuje oprogramowanie, ponieważ:
Obniża ryzyko: za sprawą SAM poznamy najlepsze praktyki związane z zarządzaniem zgodnością licencyjną w całej organizacji. Kiedy skutecznie monitorujemy i dokumentujemy swoje licencje, obniżamy ryzyko wystąpienia niezgodności, tworząc lepsze warunki pracy
dla pracowników i partnerów biznesowych.
Obniża koszty: SAM pozwala oszczędzić firmowe fundusze na kilka sposobów. To odpowiednio: wyeliminowanie lub relokacja niedostatecznie wykorzystywanych licencji na oprogramowanie; unikanie płacenia odszkodowania i kar za nieprzestrzeganie zasad licencyjnych; ograniczenie możliwości wystąpienia niespodziewanych kosztów związanych
z oprogramowaniem.
Poprawia bezpieczeństwo: skuteczny program SAM zmniejszy zakupy lub ilość pobrań oprogramowania z nieautoryzowanych źródeł, co z kolei obniży ryzyko zainfekowania komputerów złośliwym oprogramowaniem i wirusami.
Zapewnia wsparcie techniczne: stosowanie SAM to dowód na to, że używamy tylko licencjonowanego oprogramowania, co uprawnia nas do świadczenia wsparcia w zakresie jego wykorzystywania.
Poprawia wiarygodność: partnerzy biznesowi i klienci czują się pewnie. Wiedzą, że jeśli uczestniczymy z nimi w jakimś projekcie (np. jako podwykonawca) i mamy wdrożone praktyki SAM, to na pewno postępujemy zgodnie z prawem.
Zwiększa produktywność: dostęp do podręczników użytkowania, materiałów referencyjnych i innych źródeł sprawia, że pracujemy wydajniej. Kiedy korzystamy z SAM, możemy skutecznie zarządzać tymi zasobami.
Pozwala poznać obowiązki: SAM pomaga dowiedzieć się, co konkretnie trzeba zrobić, aby wywiązywać się z warunków zawartych w umowach licencyjnych. Dzięki temu wiemy,
co zapewniać użytkownikom końcowym, aby spełniać wszystkie zobowiązania prawne.
Wszystkie korzyści przekładają się na to, że nie tylko lepiej wykorzystujemy posiadane już licencje, ale też stajemy się bardziej wiarygodnym partnerem biznesowym. Co więcej, możemy oszczędzać koszty, ponieważ praktyki SAM mogą doprowadzić np. do wskazania oprogramowania, które jest wykorzystywane w niewystarczającym stopniu, przez co możemy je później zastąpić tańszymi odpowiednikami lub nawet bezpłatnymi z licencją do użytku komercyjnego. Unikniemy też ew. problemów i wypłacania odszkodowań czy kar, które mogą zostać spowodowane wykorzystywaniem przez pracowników oprogramowania, do którego nie mamy odpowiedniej licencji – problem ten dotyka szczególnie firmy stosujące politykę BYOD (Bring Your Own Device), która zakłada, że pracownik może wykorzystywać do celów służbowych własny komputer czy smartfona.
Obecnie praktyki SAM doskonale sprawdzają się nie tylko w przypadku oprogramowania instalowanego lokalnie na dyskach, ale też przy chmurze (np. usługi SaaS) i DC. Jednym z pierwszych dostawców usług chmurowych w Polsce, który przeszedł audyt SAM jest itWORKS. Firma chciała mieć pewność i potwierdzenie dla swoich klientów, że wykorzystywane przez nią oprogramowanie i zasady licencjonowania są w pełni zgodne z wymaganiami formalno-prawnymi. — To dla nas bardzo ważne, aby dostarczać klientom profesjonalne usługi, opierające się na rozwiązaniach Microsoft — podkreśla Tomasz Wielgomas Data Center & Cloud Manager z itWORKS. Dodajmy, że firma przeprowadziła audyt SAM zarówno ze względu na utrzymywane dla klientów rozwiązania, jak i własną platformę IaaS (Infrastructure as a Service – infrastruktura jako usługa). Zwieńczeniem procesu było otrzymanie certyfikatu, który potwierdził, że wymogi rynkowe są spełniane. Pozytywne zakończenie procesu Software Assets Management potwierdza, że firma itWORKS skutecznie zarządza oprogramowaniem oraz jest wiarygodnym partnerem na rynku usług chmurowych – mówi Marcin Ostojski Lider Zespołu Audytorów w RESPONSE Sp. z o.o.
Dodatkową wartością wynikającą z realizacji procesu SAM stanowią warsztaty
z licencjonowania produktów Microsoft. Dzięki warsztatom opartym na przykładach z własnej infrastruktury, osoby odpowiedzialne za zarządzanie oprogramowaniem w firmie wzbogacają i porządkują swoją wiedzę na temat zasad licencjonowania produktów Microsoft.
Czym kierować się przy wdrażaniu polityki SAM?
Zazwyczaj wyróżniamy cztery główne etapy wdrażania systemu SAM:
- Inwentaryzacja oprogramowania
Opiera się na narzędziach skanujących, zestawieniach księgowych oraz atrybutach licencyjnych. Pozwala stworzyć szczegółowy katalog używanego oprogramowania,
jak również daje wiedzę z tego, jakie oprogramowanie jest zainstalowane
na poszczególnych urządzeniach oraz jak jest wykorzystywane w firmie.
- Zestawienia porównawcze
Na podstawie wyniku inwentaryzacji przygotowujemy zestawienie wykorzystanych licencji, wykrywamy ew. nielegalne kopie oprogramowania stosowane w firmie, jak i optymalizujemy wykorzystanie aplikacji. Zebrane informacje są następnie używane do podejmowania decyzji o zakupach sprzętu i oprogramowania oraz ich redystrybucji na terenie przedsiębiorstwa.
- Polityka i procedury zarządzania oprogramowaniem
Kolejnym krokiem jest stworzenie lub aktualizacja procedur zarządzania oprogramowaniem. Nie mogą one jednak dotyczyć tylko aktualnie wykorzystywanego oprogramowania. Powinny wybiegać dalej i wspierać całościową strategię biznesową firmy, obejmując też najnowsze trendy w świecie IT, takie jak chmura, rozwiązania mobilne, czy BYOD. Dodatkowo procedury powinny odgrywać rolę narzędzia do optymalizacji, bezpieczeństwa i zgodności licencji wdrażanego i używanego w firmie oprogramowania. Jeśli pracownicy będą przestrzegać procedur, nie będzie dochodzić do pomyłek i nadużyć.
- Plan zarządzania oprogramowaniem i jego wdrożenie
Ostatnim elementem wdrożenia SAM jest przygotowanie i wprowadzenie w życie cyklicznego planu zarządzania oprogramowaniem. Obejmuje on m.in. harmonogram inwentaryzacji, który określa jak często będą prowadzone regularne inwentaryzacje oprogramowania i zasobów IT. Harmonogram ten musi być powiązany nie tylko z wielkością firmy, ale również z tempem
jej rozwoju. Warto uwzględnić w planie wszystkie narzędzia, które w sposób ciągły monitorują instalacje oprogramowania na komputerach podłączonych do sieci oraz generują raporty
na temat wykorzystywanych przez pracowników aplikacji w czasie rzeczywistym.
Jeżeli mamy choćby podejrzenie, że w firmie można zmniejszyć koszty związane
z oprogramowaniem, albo może dochodzić do nadużyć licencyjnych, warto wdrożyć praktyki SAM, zaczynając od audytu. Zapewni zarówno duże oszczędności finansowe,
jak i poprawę efektywności firmy.
Wybrane korzyści wynikające z wdrożenia systemu zarządzania zasobami oprogramowania SAM:
- Optymalizacja wykorzystania licencji oprogramowania
- Eliminacja nielegalnych kopii oprogramowania
- Racjonalizacja zakupów oprogramowania
- Pozyskanie narzędzi do realizacji długofalowej strategii wykorzystania oprogramowania
- Wyższy poziom bezpieczeństwa dzięki pełnej wiedzy na temat wykorzystywanego oprogramowania
- Gwarancja przestrzegania postanowień licencyjnych
- Zabezpieczenie przed kontrolą dzięki Certyfikacji SAM
Projekt SAM w itWORKS przeprowadziła firma RESPONSE Sp. z o.o.
